[Von] Die Absendeadresse
[An] Der Addressat
- Über das Lupensymbol auf der rechten Seite öffnet sich das Adressbuch mit dem Sie eines oder mehrere Mitglieder auswählen können
- Das Symbol der Gruppe erlaubt eine unter Mein Portal > Administration > Benutzerverwaltung > Benutzergruppen erstelle Gruppe auszuwählen
- Eine Verteilerliste die Sie unter Kommunikation > E-Mails > Verteilerlisten anlegen können heraus, die dann via BCC versendet wird. Wenn keine Verteilerliste angelegt wurde, kommt auch kein Icon.
[CC] Eine Kopie geht an diesen Empfänger.
[BCC] Eine Kopie die an diesen Addressat geht sehen die Empfänger aus dem [An] oder [CC] Empfängerfeld nicht. Mitgliederlisten als Verteiler werden prinzipiell als BCC verwendet.
[Mitgliederliste] Die Mitgliederliste können Sie unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten erzeugen. Dabei werden nur solche Mitgliederlisten auszuwählen sein, die das Kriterium "E-Mail" = "vorhanden" erfüllen. Ohne diese Angabe ergäbe die Liste an dieser Stelle auch keinen Sinn. Ohne Anwahl einer Mitgliederliste lässt sich natürlich auch keine Serienbriefvorlage auswählen. Ein Serienbrief ist immer personalisiert - d.h. an jeden Adressat geht eine eigene selbständige E-Mail. Mitgliederlisten als Verteiler werden prinzipiell als BCC verwendet.
Es lassen eine oder mehrere Mitgliederlisten zeitgleich auswählen. Leere Mitgliederlisten werden beim Versand bemerkt und gemeldet.
[Serienbrief] Sollten sie eine Mitgliederliste angewählt haben die E-Mailadressen beinhaltet (siehe Kommentar zur Mitgliederliste oben), können Sie eine Serienbriefvorlage auswählen, die zuvor unter den Serienbriefen unter Kommunikation > Serienbriefe > Neuer Serienbrief angelegt wurde.
[Betreff] Das normale Betreff Feld einer E-Mail.
[Nachricht] Inhalt ihrer E-Mail die sich bei einem Serienbrief mit dem Vorlagentext vorfüllt.
| Hinweis - Text E-Mail oder HTML E-Mail / Platzhalter funktionieren nur in HTML E-Mails |
Nicht jedes E-Mailprogramm wird seinem Benutzer HTML-E-Mails anzeigen. Die Anzeige von HTML-Inhalten hat einen Sicherheitsaspekt. Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Einbettung von Links auf andere Seiten, weil die E-Mail Programme diese u.U. aus Sicherheitsgründen ausblenden, unterdrücken oder direkt als SPAM kennzeichenen. Ansonsten sollte ein HTML Inhalt heute keine Probleme mehr machen. Platzhalter (Seriendruckfelder) stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie zuvor die Schaltfläche HTML-E-Mail angeklickt haben. |
Verwendbare Platzhalter
| Platzhalterbezeichnung | Platzhalterbeschreibung |
| {%%[ADR]ANREDE%%} | Anrede |
| {%%[ADR]BRIEF-ANREDE%%} | Briefanrede |
| {%%[ADR]MITGLIEDS-NR%%} | Mitgliedsnummer |
| {%%[ADR]NACHNAME%%} | Nachname |
| {%%[ADR]VORNAME%%} | Vorname |
| {%%[ADR]GEBURTSDATUM%%} | Geburtsdatum |
| {%%[ADR]ALTER_AKTUELL%%} | Aktuelles Alter des Mitglieds |
| {%%[ADR]JAHRESALTER%%} | Aktuelles Jahr minus Geburtsjahr - ergibt das maximal erreichbare Alter des Mitglieds in diesem Kalenderjahr. Man muss dazu wissen, dass die Alterberechnung wie auch der Listenaufruf immer dynamisch passiert. Will man also ein Mitglied vor seinem Geburtstag anschreiben kommt das falsche Alter heraus. |
| {%%[ADR]STRASSE%%} | Straße |
| {%%[ADR]ZUSATZADRESSE%%} | Zusatzadresse |
| {%%[ADR]PLZ%%} | Postleitzahl |
| {%%[ADR]ORT%%} | Ort |
| {%%[ADR]LAND%%} | Land (z.B. "Deutschland") |
| {%%[ADR]LANDCODE%%} | Ländercode (z.B. "DE") |
| {%%[ADR]TELEFON%%} | Telefon |
| {%%[ADR]MOBIL%%} | Mobilfunknummer |
| {%%[ADR]FAX%%} | Fax |
| {%%[ADR]EMAIL%%} | |
| {%%[ADR]ABTEILUNGEN_AKTUELL%%} | Nur nicht beendete (heute) Abteilungszugehörigkeiten |
| {%%[ADR]ABTEILUNGEN_ALLE%%} | Abteilungen (auch bereits beendete) |
| {%%[ADR]BEITRAEGE_AKTUELL%%} | Nur nicht beendete (heute) Beitragszugehörigkeiten |
| {%%[ADR]BEITRAEGE_ALLE%%} | Beiträge (auch bereits beendete) |
| {%%[ADR]ZAHLUNGSART%%} | Zahlungsart |
| {%%[ADR]FUNKTION%%} | Funktion |
| {%%[ADR]STATUS%%} | Status |
| {%%[ADR]GREMIUM%%} | Gremium |
| {%%[JUB]JUBILAEN%%} | Jubiläen |
| {%%[EHR]EHRUNGEN%%} | Ehrungen |
| {%%[ZEIT]ZEITRAUM%%} | Zeiträume |
| {%%[SEPA]KONTOINHABER%%} | Kontoinhaber |
| {%%[SEPA]IBAN%%} | IBAN |
| {%%[SEPA]IBAN_VERSCHLEIERT%%} | maskiert die Kontonummer und zeigt nur die letzten 4 Zeichen einer Kontonummer in der IBAN an |
| {%%[SEPA]BIC%%} | BIC |
| {%%[SEPA]GLAEUB-ID%%} | SEPA Gläubiger-ID |
| {%%[SEPA]BENACH-DATUM%%} | SEPA Benachrichtigungsdatum |
| {%%[SEPA]GUELT-DATUM%%} | SEPA Gültigkeitsdatum |
| {%%[SEPA]MAND-TYP%%} | SEPA Mandatstyp |
| {%%[SEPA]MANDATSREF%%} | SEPA Mandatsreferenz |
| {%%[SEPA]MERKMAL%%} | SEPA Merkmal |
| {%%[SEPA]USCHR-DATUM%%} | SEPA Unterschriftsdatum |
| {%%[ALLG]AKT_DATUM%%} | Aktuelles Datum |
| {%%[ALLG]VEREINEINTR%%} | Vereinseintritt |
| {%%[ALLG]VEREINAUSTR%%} | Vereinsaustritt |
| {%%[ALLG]KONTOSTAND%%} | Offene Posten |
| {%%[FREI]Freifeldbezeichnung%%} | Anzahl und ausgegebene Werte der Platzhalter orientieren sich an den Freifeldern die Sie unter "Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Freifelder" angelegt haben |
[Ordner] Wohin mit der versendeten E-Mail, dies lässt sich an dieser Stelle auswählen. Einen voreingestellten Ordner "versendet" gibt es bereits. Weitere Ordner legen Sie bitte unter Kommunikation > E-Mails > Ordner an. IMAP Konten haben i.d.R. bereits einen Ordner für den Versand von E-Mails. Diese lassen sich im Profil des Accounts unter Mein Portal > Profil > E-Mail-Konten > IMAP E-Mail-Konto eintragen.
[Signatur] Eine Signatur auch gerne als Abspann bezeichnet, können Sie unter "Signatur" auswählen. Signaturen erstellen Sie bitte unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > E-Mail-Signaturen.
Anhänge zu dieser E-Mail hinzufügen
Fügen Sie der E-Mail einen externen Anhang bei. Die Vorgehensweise ist direkt in der Anwendung beschrieben.
Bitte vergessen Sie nicht das eine Auswahl eines Anhangs alleine nicht reicht! Sie müssen die Auswahl auch mit dem Button hochladen! Erst dann hängt das Attachment auch wirklich an der E-Mail.
Anhänge (liegen bereits in der Vereinsverwaltung) aus Dateien zu dieser E-Mail hinzufügen
Fügen Sie der E-Mail einen internen Anhang bei. Dabei schaut die Vereinsverwaltung direkt nach Organisation > Dateien > Übersicht.
Andere Anhänge
[Rechnungen aus offenen Posten ausgeben .... ] klappt nur wenn:
- Die Rechnungen produziert wurden (Finanzen > Beitragsautomatik - Rechnungsassistent bzw. Finanzen > Offene Posten)
- Deren Status auf "Abgelaufen" gestellt wurde (Finanzen > Rechnungen)
- Eine Mitgliederliste ausgewählt wurde, deren Rechnungsstatus auf "Abgelaufen" steht
- Die Mitgliederliste muß auch das Kriterium "E-Mail = vorhanden" erfüllen
- Wenn Sie das zu zeigende Feld "Rechnung Status" mit in der Liste ausgeben
[Serienbriefe anhängen] Fügen Sie hier einen Serienbrief hinzu. Nur wenn die Parameter des Quellserienbriefes und die des Zielserienbriefes zusammenpassen, wird der Serienbrief angehängt. Dabei werden Vorname, Nachname und Vereinsnummer gegenübergestellt. Sollten wider erwarten alle drei Kriterien mehr als einmal vorkommen, bricht der Vorgang mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab.
Klicken Sie auf [Absenden] um die E-Mail abzusenden. Im Falle eines Serienriefes mit Rechnungsanhang wird gleich noch der Rechnungsstatus von "Abgelaufen" auf "Versendet" umgestellt. Damit läßt sich - auch nicht versehentlich - kein zweiter Serienbrief verschicken weil die Mitgliederliste nach dem Versandt nicht mehr passt.