Serienbrieferstellung - Beispiel Eintrittsschreiben

Im folgenden Kapitel soll beispielhaft einmal durchgespielt werden, wie man mit Hilfe der Vereinsverwaltung eine Nachricht einer bestimmten Gruppe von Mitgliedern anhand eines Merkmals zukommen lassen kann.
Ob es sich dabei um ein Begrüßungsschreiben, ein Austrittschreiben oder eine Gratulation zur 25jährigen Vereinsmitgliedschaft handelt ist nur insofern relevant als das Ihre Mitgliederliste diese Gruppe abbilden können muss.

In diesem Beispiel bauen wir uns ein Begrüßungsschreiben, dass einmalig an eine Gruppe neuer Mitglieder gehen soll. Wir greifen hier optional auf den Versand per E-Mail zurück. Sie sind frei, die Anschreiben auch einfach auszudrucken und den Versand per E-Mail wegzulassen.

Was brauchen wir dazu?

Wir benötigen ein Freifeld mit dessen Hilfe wir die Neuzugänge im Verein identifizieren können die noch kein Begrüßungsschreiben erhalten haben.
Mit Hilfe des Freifeldes bauen wir uns eine Mitgliederliste

Die Mitgliederlsite können wir
(a) zur Sichtkontrolle verwenden und ...
(b) als Empfängerliste für den E-Mailversand sowie ...
(c) für die letztendlich notwendige Massendatenänderung mit deren Hilfe wir das Freifeld am Ende zurücksetzen können. Wir wollen einmal angeschriebene Mitglieder nicht noch einmal mit einem Begrüßungsschreiben anschreiben

1. Freifeld anlegen

Aber wozu ein Freifeld?
Wir möchten ein Freifeld beim Mitglied so einstellen, dass das Mitglied über eine Mitgliederliste erkennbar wird.

Dazu müssen wir aber erst ein Freifeld anlegen, und gehen deshalb nach Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Freifelder. Dort legen wir uns ein Freifeld "Begrüßungsschreiben" an.
Wir wollen das alle Neuzugänge zukünftig ein Begrüßungsschreiben erhalten und stellen deshalb den Grundwert auf nicht erhalten.

Abbildung 1

2. Neue Mitglieder anlegen

Wir legen uns hier exemplarisch unter Information > Mitglieder > Neues Mitglied drei neue Mitglieder an, die in der Karteikarte Zusatzdaten bereits unseren voreingestellten Wert Begrüßungsschreiben = "nicht erhalten" stehen haben. Weil wir später die drei Mitglieder per E-Mail benachrichtigen wollen, müssen diese auch je eine E-Mailadressen unter der Karteikarte Adresse eingetragen haben. Dieser Punkt ist wie gesagt optional und nur dem späteren Versand via E-mail geschuldet.

Abbildung 2.1

Abbildung 2.2

3. Mitgliederfilter/Mitgliederliste erstellen

Für das Ansteuern des Nachrichtenversands oder des Serienbriefes oder auch der Massendatenänderung ist eine Mitgliederliste notwendig. Dazu gehen wir nach Information > Mitglieder > Mitglied suchen

Abbildung 3.1 - Auszug oberer Teil aus der Mitgliederliste Begrüßungsschreiben nicht erhalten

Abbildung 3.2- Auszug unterer Teil aus der Mitgliederliste Begrüßungsschreiben nicht erhalten

und schauen uns nach klick auf Suchen/Speichern das Ergebnis an

Abbildung 3.3

4. Begrüßungsschreiben als Vorlage erstellen

Dazu müssen wir in den Serienbriefbereich unter Kommunikation > Serienbriefe > Neuer Serienbrief gehen. Hier stellen wir uns den Serienbrief zusammen und speichern diesen u.A. als Vorlage zur späteren Verwendung.

Abbildung 4.1

In der Übersicht der Serienbriefe sehen wir durch das Stern-Symbol vor der Serienbriefbezeichnung das es sich um eine Vorlage handelt

Abbildung 4.2

5. Begrüßungsschreiben versenden

Unter Kommunikation > E-Mails > E-Mail schreiben könnten Sie jetzt Ihre Vorlage und Ihre Mitgliederliste auswählen.

Abbildung 5

6. Mit der Massendatenänderung das Freifeld zurücksetzen

Wozu die Massendatenänderung?
Wir wollen die Mitgliederliste für neue Mitglieder weiterverwenden - allerdings ohne die alten Mitglieder wieder auf dem Verteiler stehen zu haben. Dazu müssen wir aber bei den jetzt erreichten Mitgliedern den Freifeldwert ändern.

Dazu gehen wir unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Massendatenänderung

Abbildung 6.1