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Inhalt


1. Zahlungsdaten

Zahlungsart: Um die Zahlungsdaten für dieses Mitglied festlegen zu können, müssen Sie eine Zahlungsart auswählen. Zur Auswahl stehen:

  • Bar
  • Überweisung
  • Lastschrift per SEPA

Kontoinhaber: Wenn Sie die Zahlungsart Lastschrift gewählt haben, dann müssen Sie auch einen Kontoinhaber eingeben. Der Kontoinhaber wird bei Lastschrift automatisch mit dem „Vorname Nachname“ des Mitglieds belegt. Der Kontoinhaber darf maximal 40 Zeichen lang sein.

Kontonummer: Wenn Sie die Zahlungsart Lastschrift gewählt haben, dann müssen Sie auch eine Kontonummer eingeben. Die Kontonummer darf maximal 10 Zeichen lang sein.

Bankleitzahl: Wenn Sie die Zahlungsart Lastschrift gewählt haben, dann müssen Sie auch eine Bankleitzahl eingeben. Die Bankleitzahl darf maximal 8 Zeichen lang sein.
Die Bankleitzahl kann auch über eine Suche gesucht und in das Eingabefeld übernommen werden. Für die Suche klicken Sie auf das Lupe-Icon BLZ / Bank suchen.

Das Schlosssymbol – Bankdatenvalidierung (ein|aus)
  • Halten Sie das Schlosssymbol bei deutschen Bankverbindungen immer geschlossen! Wir validieren bei jedem Speichervorgang die neuesten Kontodaten basierend auf der IBAN mit dem online Dienst der Star-Finanz den auch die Sparkassen verwenden. Alternativ können Sie auch die Bankdatenprüfung unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten prüfen verwenden.
  • Bei ausländischen Bankverbindungen hingegen sollten Sie das Schlosssymbol immer öffnen (einfach auf das Symbol klicken), weil der Bankdatensatz ansonsten nicht gespeichert werden kann. Zahlungsdaten deren Validierung abgestellt wurde, werden von der Bankdatenprüfung ignoriert.



Kreditinstitut: Das Kreditinstitut wird automatisch mit der Eingabe oder Übernahme einer Bankleitzahl angezeigt. Aus der korrekten Kontonummer und Bankleitzahl ergeben sich normalerweise nach dem Speichern automatisch die IBAN/BIC.

IBAN: Die IBAN (internatione Bank Kontonummer) alleine reicht um den kompletten Bankdatensatz zu generieren. Wir holen uns bereits beim Import alle Kenndaten und tragen diese bei den Mitgliedern ein. Eigentlich benötigt man die BIC nur noch für ausländische Geldtransfers. In der IBAN stecken alle Kenndaten der Bankverbindung.

BIC: (Bank Identifizier Code)

Mandatsreferenz: Die Mandatsreferenz wird für das SEPA Lastschriftverfahren verwendet und identifiziert den Zahler. Sie muss eindeutig sein, weshalb wir - falls vorhanden - auf  die Werte des Debitorenkontofeldes zurückgreifen. Sie können auch selbst Mandatsreferenzen importieren oder sogar bestehende Mandatsreferenzen überschreiben, sind dann aber selbst für eine eindeutige Kennzeichnung zuständig. Wir raten generell davon ab Mitgliedsnummern der Vereinsverwaltung anstelle der Debitorenkontenbezeichnungen zu verwenden. Mitgliedsnummern in der Vereinsverwaltung sind nicht eindeutig und nicht einmal Pflichtfelder. Zudem sind nicht alle Zeichen für eine Mandatsreferenz zulässig (A-Z, a-z, 0-9).


Reihenfolge der Bankdatenerzeugung: Wenn die Felder Zahlungsdaten bis auf Kontoinhaber und Mandatasreferenz leer sind, schaut die Vereinsverwaltung primär auf das Feld IBAN. Steht hier ein falscher Datensatz wird die restliche Bankdatengenerierung nichts. Auch nicht, wenn Kontonummer und Bankleitzahl eigentlich stimmen würden.

Wenn Sie jedoch das IBAN Feld löschen und stattdessen Kontonummer und Bankleitzahl eintragen, versuchen wir daraus die Restdaten zu erzeugen. Leerzeichen in den Strings spielen dabei keine Rolle. Diese werden automatisch entfernt.


2. Mandatsverwaltung

In DFBnet Verein steht Ihnen eine Mandatsverwaltung zur Verfügung, d.h. Sie können SEPA-Lastschriftmandate erfassen, bearbeiten und archivieren.


2.1 Lastschriftmandat hinzufügen: Sofern Sie ein bereits bestehendes, unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat in der Mandatsverwaltung erfassen möchten, klicken Sie bitte auf das Pluszeichen.

Folgende Angaben sind notwendig:

  • LS-Mandat vorhanden
    Sofern Sie Lastschriftmandate nicht in DFBnet Verein in digitaler Form (bspw. eingescannt) hinterlegen möchten, setzen Sie bitte den Haken. Das Hochladen des Mandats ist dann nicht notwendig.
  • LS-Mandat hochladen
    Hier können Sie bei Bedarf das Mandat in digitaler Form hochladen. Die Datei (bspw. PDF, JPEG) darf nicht größer als 10 MB sein.
  • Unterschriftsdatum
    Bitte geben Sie hier das Unterschriftsdatum an, zu dem das Mitglied das Lastschriftmandat unterschrieben hat. Dies ist wichtig, um bei der Erstellung der SEPA Lastschriftdatei, überprüfen zu können, ob Mandate korrekt vorhanden und gültig sind.
  • Merkmal
    Das Merkmal wird automatisch auf „wiederkehrend“ gesetzt.
  • Benachrichtigung
    Vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug sollten Sie Ihre Lastschriftzahler rechtzeitig informieren, in der Regel spätestens 14 Tage vorher (die sogenannte Pre-Notification bzw. Benachrichtigung). Sofern Sie dies gemacht haben, können Sie das entsprechende Datum hier erfassen.


Hinweise:
  • Das Feld „Gültigkeitsdatum“ wird automatisch gesetzt, wenn ein Zahlungseingang gebucht wurde. SEPA-Lastschriftmandate sind 36 Monate lang gültig und verlängern sich bei Nutzung im Rahmen eines SEPA-Lastschrifteinzugs entsprechend wieder um diesen Zeitraum.
  • Unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > SEPA-Mandate gibt es die Möglichkeit, SEPA Mandate in Form einer Massendatenänderung hinzuzufügen.


2.2 LS-Formular generieren: Sofern Sie für das einzelne Mitglied ein personalisiertes SEPA-Lastschriftmandatsformular generieren möchten, klicken Sie auf das Diskettensymbol. Daraufhin wird ein mit den hinterlegten Mitgliedsdaten gefülltes SEPA-Lastschriftformular als PDF generiert, das Sie durch das Mitglied unterzeichnen lassen können.

3. Zuordnung eines Zahlers

3.1 Zahlung erfolgt für folgende Mitglieder

Mitglied zuordnen: Sie können hier Mitglieder zuordnen, für die das aktuelle Mitglied zahlen soll. Ist das Mitglied Zahler für einen Familienbeitrag, muß die Zuordnung hier nicht noch einmal erfolgen! Die Wahl dieser Option produziert autoamtisch einen abweichenden Zahler bei der Zielperson. Dort wird auch das Mandat und die Kontendaten eingeblendet! Mandatsdaten des Mitglieds werden überdeckt durch die des abweichenden Zahlers.



3.2 "Abweichender Zahler" zuweisen

Wenn ein Mitglied für ein anderes Mitglied bezahlt erfolgt das über die Zuordnung eines sogenannten abweichenden Zahlers. Ausgehend vom zahlungspflichtigen Mitglied wird dort unter Zahlungsdaten > Abweichender Zahler mittels Klick auf das Suchen-Symbol der Bezahler gesucht und dem zahlungspflichtigen Mitglied zugeordnet. Die Zahlungsdaten werden daraufhin aufgeführt.

Anmerkung: Die Zuordnung eines abweichenden Zahlers generiert bei der Person, die ausgewählt wurde, automatisch einen Eintrag unter Zahlung erfolgt für folgende Mitglieder.



4. Eingabe ausländischer Kontodaten

Um ausländische Konto-/Bankdaten einzugeben und speichern zu können gehen Sie bitte wie folgt vor (s. Bild unten):

(1) Klick auf das geschlossene Schloss-Symbol -> das Schloss-Symbol öffnet sich.
Hinweis: Bei geöffnetem Schloss werden die eingegebenen Daten nicht auf Gültigkeit überprüft (s. Fragezeichen-Symbol mit Hilfetext).

(2) Eingabe der IBAN und BIC.

(3) Klick auf „Speichern“.
Achtung: Da nun das Schloss-Symbol geöffnet ist, erfolgt beim Speichern keine formale Prüfung (Validierung) der eingegebenen Konto-/Bankdaten!







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