Unter Debitorenkonto können Sie für das Mitglied, das Sie gerade bearbeiten, alle Buchungen ansehen. Sie können auch über die Suche sich nur Buchungen eines bestimmten Zeitraums ansehen.
Die Debitorenkontonummer des Mitglieds wird in der Überschrift in Klammer angezeigt. Debitorkonten fangen bei uns immer bei 10.000 an und werden fortlaufend hochgezählt und nur "einmal" verwendet - dazu gehören auch zwischenzeitlich gelöschte Mitglieder. Wollen Sie eine andere Zählweise planen müssen Sie neue Mitglieder mit ihren passenden Debitorkontennummern über den Mitgliederimport importieren.
Innerhalb der Einträge bei den Debitorkonten lassen sich nach Buchungen suchen. Geben Sie dazu bitte den Datumsbereich an der angezeigt werden soll und klicken Sie auf [Suchen].
| Buchungsdatum von/bis | Das Buchungsdatum zu dem der Betrag gebucht wurde |
| Guthaben verrechnen | Dieser Schalte wird grün sobald (a) ein Guthaben auf dieses Debitorkonto verbucht wurde und (b) eine Forderung zu diesem Debitorkonto existiert. |
| Beleg | Eine Belegnummer die sich wie folgt zusammensetzt BE[Datum]-[fortlaufende Buchung insgesamt]-[fortlaufende Buchungsnummer des Mitglieds] |
| Satz-Nr | fortlaufende Nummer die den Buchungssatz markiert und z.B. bei Stornos oder Einzahlungend darauf Bezug nimmt |
| Konto | Bezeichnung des Buchungskontos aus dem Kontenrahmen |
| Text | Der Buchungstext |
| Umsatz | Aufgelistete Forderungen und Einzahlungen |
| Saldo | aktueller Zahlungsstand |
| Hinweis: Zur besseren Übersicht sollten Sie das Debitorenkonto absteigend nach Datum sortieren. Damit steht die neueste Buchung immer oben. Diese Sortierung kann unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen mit Debitorenkonten absteigend sortieren (chronologisch) für alle Debitorenkonten festgelegt werden. |
Exemplarisch, die Einträge in einem Debitorenkonto nach einem Beitrags- und Lastschriftlauf (mit buchen Zahlungseingang)
1 Die Beitragsforderung
Dem Mitglied Tilly Hauser wurde am 08.08.2024 über die Beitragsautomatik eine Beitragsforderung über 120,00€ (Abteilungsbeitrag für Schwimmen, Erwachsene, 2024) gebucht. Die Forderung wurde auf das interne Einnahmekonto 2110 (Echte Mitgliedsbeiträge) gebucht.
2 Die Einzahlung
Der Beitragsforderung wurde eine (Ein-)Zahlung gegengebucht. Die Zahlung wurde auf das interne Aktivkonto 945 (Bank) gebucht. Ein Buchungskonto das unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen mit dem Bankkonto verknüpft wurde.
Dadurch, dass gegen die Forderung auch die Zahlung gebucht - also auf "bezahlt" gesetzt - wurde, ist das Konto ausgeglichen: Saldo 0,00€. Der Verein hat keine Forderung gegenüber dem Mitglied.
Storno der Einzahlung (s. "2" oben) mit Stornogebühr (... mehr zum Storno)
Z.B. aufgrund eines Bankrückläufers, wegen nicht gedecktem Konto. Der Verein muss die Einzahlung stornieren und kann eine Stornogebühr eingeben.
Nach Klick auf Speichern werden die offenen Forderungen - Beitrag 120,00€ und Stornogebühr 5,67€ - im Debitorenkonto rot angezeigt. Beide Positionen werden auch in den Offenen Posten angezeigt.
Im Beispiel beträgt der Saldo im Debitorenkonto aktuell 125,67€.
Die (Teil) Einzahlung (... mehr zu Teileinzahlungen)
Der Herr Mustermann hat ein schlechtes Gewissen und fährt direkt zur Geschäftsstelle des Vereins um seine 80 Euro direkt zu zahlen - hat aber nur noch 50 Euro in der Tasche. Die gibt er dem Verein der nun die 50 Euro als Einzahlung auf die 80 Euro Forderung hier einbucht. Gebucht wird hier an die Barkasse (Buchungskonto 920) des Vereins. Es bleiben noch 30 Euro offen. Da wir eine Einzahlung auf die Forderung in Höhe von 75 Euro gemacht haben - sehen wir in den offenen Posten noch zwei Forderungen. Eine über die verbliebenen 25 Euro der Forderung aus Satz 5 und unsere Stornogebühr mit 5 Euro aus Satz 8.
[5] Die Guthabenverrechnung (... mehr zur Guthabenverrechnung)
Der Benutzer der Herr Mustermanns Einzug fertig machen will wird darauf aufmerksam gemacht das es eine Sonderregelung gab die dem herrn Mustermann ein Guthaben aus dem voran gegangenem Beitragslauf in Höhe von 20 Euro garantiert. Der Kollege des Benutzers hat just gerade eben das Guthaben eingebucht selbst aber noch nicht verrechnet.
