Lastschriftdateien aus den Forderungen der >>Beitragsautomatik<< im LS-Assistenten produzieren

Der Lastschriftassistent unter Finanzen > LS-Assistent greift auf die Lastschriftzahler aus dem Forderungslauf aus 6.1 zurück und erstellt SEPA XML Dateien.

Abbildung 6.3 [1]


Forderungsfähig ist, wer ...

  • in den offenen Posten eine Forderung hat und ...
  • ein SEPA Mandat beim Mitglied hinterlegt hat
  • Desweiteren wird vor der Erzeugung der SEPA Datei geprüft, ob eine Gläubiger Identifikationsnummer (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen) bei den Vereinsdaten hinterlegt wurde und ...
  • eine IBAN und BIC für das Mitglied vorliegt


Sammelbuchung vs. Einzelbuchung
  • Option 1 - Sammelbuchung Mitglieder mit gleichen Kontendaten werden bei der Auswahl automatisch zusammengefasst. Dies spart Kosten. Allerdings hat diese Auswahl Auswirkungen auf den Buchungstext! Sammelbuchungen müssen als Buchungstext diverse Einzelbuchungen zusammenfassen und sind bei der Ausgabe des Buchungstextes auf die Ausgabe von
    "Sammelbuchung [Vereinsname], [Nachname], [Vorname]" limitiert.
  • Option 2 - Einzelbuchung hier wird jede Forderung einzeln mit ihrem Buchungstext ausgegeben dabei kann man auf alle Platzhalter zurückgreifen die die Vereinsverwaltung hergibt. Damit sind die Platzhalter [Verein], [Abteilung], [Zeitraum], [Vorname], [Nachname], [MitgliedsNr], [Beitrag], [Mandatsreferenz] + "freien Text" gemeint die für jeden einzelnen Beitrag aufgeführt werden kann. Nur feste Texte zu verwenden empfiehlt sich gar nicht. Immerhin geben die Platzhalter eine gute Orientierung die ansonsten im späteren Verlauf fehlt. Wer seine Beiträge nur einfach Mitgliedsbeitrag nennt hat in den offenen Posten keine Orientierung mehr.


Der Bankdatencheck

Der Bankdatencheck prüft ob IBAN und BIC sowie das Kreditinstitut zueinander passen und gibt bei Abweichungen eine Meldung + eine Liste heraus. Es empfiehlt sich die Bankdaten immer aktuell zu halten um etwaige Rückläufer zu vermeiden. Achten Sie in dem Zusammenhang darauf, dass bei inländischen Bankverbindungen das Schlosssymbol in den Zahlungsdaten des Mitglieds möglichst geschlossen sein sollte. Ein offenes Schlosssymbol deutet darauf hin, dass die Validierung für den Bankdatensatz ausgeschaltet wurde.


Die zwei Modi des Bankdatenchecks

  • Option 1 - Alle prüft ohne Rücksicht auf den Status des Schlosssymbols in den Zahlungsdaten der Mitglieder alle Bankdaten aller sich im Lastschriftlauf befindlichen Forderungen. Kann die Prüfung der Bankdaten nicht einwandfrei validiert werden, stoppt der Prüfvorgang und gibt eine Liste der nicht validierbaren Bankdaten aus.
  • Option 2 - Keine Bankdaten mit offenem Schloss prüfen Wer Mitglieder mit ausländischen Bankdaten hat möchte auch SEPA Dateien schreiben. Wir können diese nicht validieren. Mit der Option überspringt der Bankdatencheck alle Zahlungsdaten deren Validierung abgestellt wurde.


Alternativen zum Bankdatencheck und Voreinstellungsmöglichkeit


Die Datumsangabe des Buchungs- und Fälligkeitsdatums muss innerhalb der Datumsangaben aus dem Forderungslauf liegen!

Wählen Sie bitte zuvor eine Abteilung aus, wenn Sie unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen diese Abteilung an ein Bankkonto gebunden haben. Die Zuordnung an das passendes Aktivkonto wird später automatisch erkannt.


6.3.1 Vorschau starten

Wenn Sie die Vorschau starten sollten Sie eine Übersicht erhalten.


Abbildung 6.3 [2]


 

Hinweis 6.3 [1] - Der Lastschriftassistent findet keine Forderungen!
Buchungs- und Fälligkeitsdatum müssen in einen Bereich passen in dem die Forderungen zuvor in der Beitragsautomatik angelegt wurden. Wenn Sie den Lastschriftassistenten anweisen außerhalb des Datumsbereichs zu suchen in dem ein Forderungslauf erstellt wurde, kommt die Meldung das "keine Buchungen vorliegen".

Abbildung 6.3 [1] - (1) Seite Beitragsautomatik, (2) Seite Lastschriftassistent


Hinweis 6.3 [2] - Und was ist mit manuellen Buchungen?
Manuelle Buchungen unter Finanzen > Manuelle Buchung > Einnahmen generieren ebenfalls für den Lastschriftassistenten zu sehende Forderungen wenn diese Forderungen über ein Debitorkonto eines Lastschriftzahlers verbucht werden. So lassen sich auch Forderungen außerhalb der normalen Beiträge generieren und über den normalen Lastschriftweg vom Mitglied einziehen.

 

Hinweis 6.3 [3] - Nach dem Klick auf [SEPA-Datei generieren] passiert nichts!
In diesem Fall unterdrückt ihr Browser das folgende Popup. Bitte erlauben Sie Popups für die "verwaltung.s-verein.de" bzw. "verein.dfbnet.org". Hinweise zu den jeweiligen Browsern haben wir angefügt.

Aktuelle Hilfen zu Anpassungen der Browsereinstellungen sind beim jeweiligen Anbieter zu finden.


6.3.2 SEPA Datei generieren

Wenn die Anzeige Ihren Erwartungen entspricht sollten Sie eine SEPA Lastschriftdatei erstellen. Klicken Sie dazu auf SEPA-Datei generieren.

Die Vereinsverwaltung prüft vor dem Generieren ob das SEPA Unterschriftsdatum im Mandat hinterlegt wurde und kommt gegebenenfalls mit einem Hinweis in Form eines Popups heraus.

  • "Speichern" bedeutet, dass das fehlende SEPA Unterschriftsdatumsangaben aller aufgefundenen Mandate ohne Unterschriftsdatum für die aktuelle SEPA Datei dauerhaft mit dem aktuellen Buchungsdatum belegt werden. Das Mandat wird dabei geändert
  • "Temporär" bedeutet, dass das fehlende SEPA Unterschriftsdatumsangaben aller aufgefundenen Mandate ohne Unterschriftsdatum für die aktuelle SEPA Datei temporär mit dem aktuellen Buchungsdatum belegt werden. Das Mandat selbst bleibt unangetastet


Abbildung 6.3 [3]


Abbildung 6.3 [4]


Die Anzahl der möglichen Datensätze hängen von den Verarbeitungsmöglichkeiten Ihrer Hausbank ab. Es gab bereits Banken, die 400 Einträge empfohlen haben und Programme die beim Hochladen nicht mehr als 300 Datensätze verarbeiten konnten. Zur selben Zeit haben Anwender berichtet das 1000 Datensätze für ihr online Banking reibungslos funktioniert haben.

Gehen Sie nach Auswahl der Datensätze bitte auf [Speichern]


Abbildung 6.3 [5]

Innerhalb von Deutschland gilt ein Bankeinzugstermin zum nächsten Bankarbeitstag. Dabei gilt eine Einreichung vor 16:00 bei Ihrer Hausbank. Sie können auch selbst ein Fälligkeitsdatum angeben an dem sich i.d.R. die Banken auch halten. So lassen sich Lastschrifteinzüge verzögert einziehen.

Wählen Sie ein passendes Zahlungsverkehrskonto


Hinweis 6.3 [4] - Es wird nur ein fest vorgegebenes Aktivkonto angezeigt - also keine Auswahl an Aktivkonten angezeigt
In dem Fall haben Sie unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen ein Aktivkonto an eine Abteilung gebunden und versuchen gerade über den Abteilungsfilter die selbe Abteilung im Lastschriftassistenten auszuwerten. Diese "Bindung" bemerkt die Vereinsverwaltung und wählt automatisch das dazugehörende Aktivkonto aus. Eine Auswahl der Aktivkonten entfällt in dem Fall.



Gehen Sie anschließend auf [SEPA Datei generieren] und Sie erhalten eine Detailübersicht der Buchbungen die in der SEPA Datei stehen.


Abbildung 6.3 [6]


mit zurück zur Übersicht sehen Sie die verkürzte Form des Lastschriftlaufs


Abbildung 6.3 [7]

Produzierte Lastschriftdatei bei der Hausbank hochladen

Die Lastschriftdatei ist produziert, wenn (6.3) abgeschlossen wurde. Allerdings muss die Lastschriftdatei noch Ihren Weg zur Bank finden. Dies geht zum Beispiel via Online Banking (wozu Ihr Konto für das Online Banking aber erst von der Bank freigeschaltet sein muss). Reden Sie dazu vorab mit Ihrer Hausbank. Alternativ können auch Programm wie StarMoney die Lastschriftdatei zu Ihrer Hausbank hochladen.

Klicken Sie bitte auf das XML-Icon. Sollten Sie nur eine Datei haben wird diese möglicherweise automatisch von Ihrem Browser heruntergeladen. Der Ort an dem Die Browser diese "Downloads" verwalten kann ganz unterschiedlich sein. Schauen Sie dazu bitte in ihrer Browsersoftware nach. Wenn mehr als eine SEPA-Datei generiert wurde (weil das Limit an buchbaren Datensätzen pro datei überschritten wurde), öffnet sich ein Fenster mit den Download-Links. Klicken Sie die Links mit der rechten Maustaste an und speichern Sie die Dateien an einem Ort Ihrer Wahl.


Abbildung 6.4 [1]


Fenster bei mehr als einer Datei


Abbildung 6.4 [2]


Fundort einer einzelnen SEPA Datei beim Firefox. Klicken Sie auf den Kleinen Ordner (in der Abbildung im roten Kreis) im Fenster Ihres Browsers um den Dateiexplorer zum Fundort zu öffnen.


Abbildung 6.4 [3]


Für Kunden die das Online Banking verwenden haben wir einen kleinen separaten Leitfaden bereitgestellt der beschreibt wie es ab hier weitergeht (siehe hochladen der SEPA Datei via Online Banking der Sparkasse).

 

Hinweis 6.4.1: SEPA Datei wird vom Online-Banking mit dem Hinweis auf ein "falsches Format" oder mit der Meldung "XML-Dokument ist nicht gültig" abgelehnt

Dieser Hinweis ist leider oft wenig aussagekräftig. Erfahrungsgemäß ist die Ursache sehr häufig fehlerhafte Bankdaten.

In diesem Falle:

  1. Starten Sie vor einem Lastschriftlauf mit neuen Mitgliedern oder/und bei Mitgliedern deren letzter Einzug schon etwas länger her ist einen Bankdatencheck unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten.
  2. Wenn der Bankdatencheck keine fehlerhaften Daten mehr anzeigt, löschen Sie bitte den Lastschriftlauf dessen Daten sich nicht hochladen ließen. Mit dem Löschen der Lastschriftdatei werden auch die bereits gebuchten zugehörigen Zahlungseingänge des Buchungskontos gelöscht! Die Positionen tauchen also wieder in den offenen Posten auf!
  3. Bitte setzen Sie den Haken beim Bankdatencheck im LS-Assistenten auf Alle
  4. Produzieren Sie diese Lastschriftdatei danach noch einmal.

Der Upload zur Hausbank müsste dann klappen.

 Forderungen in den offenen Poste oder/und im LS-Assistenten als bezahlt setzen

Wir können die Forderungen nicht automatisch mit dem Kontostand des Vereins abgleichen. Aus dem Grund müssen sie die Forderungen selbst als bezahlt setzen.

  • Für alle Zahlungsarten können Sie dies in den offenen Posten unter Finanzen > Offene Posten tun
  • Für Lastschriftzahler geht dies sowohl:
    • (a) im LS-Assistent über das Eurozeichen bei den Aktionen verwenden, als auch ...
    • (b) über die offenen Posten (Status = Im Lastschriftverfahrten)


Zwischen beiden Möglichkeiten einen Zahlungseingang über die Offenen Posten oder über das Eurozeichen im LS-Assistenten zu gehen, gibt es noch einen technischen Unterschied der deutlich wird, wenn Sie den Lauf im Lastschriftassistenten löschen sollten.

  • Wenn Sie einen Zahlungseingang löschen, der über den LS-Assistenten mit dem Eurozeichen verbucht wurde, gehen die Forderungen wieder in den offenen Posten auf! Darum auch unsere Empfehlung. Buchen Sie am besten über das Eurozeichen im Lastschriftassistent gegen.
  • Wenn Sie jedoch den Zahlungseingang über die offenen Posten verbuchen und dann den Lastschriftlauf löschen gilt die Forderung immer noch als bezahlt und taucht nicht in den offenen Posten auf!


Über "offene Posten" die Zahlungen buchen 

Abbildung 6.5 [1]

Wenn Sie auf [Zahlungen buchen] gehen, sehen Sie ein Popup mit den Angaben für das Zahlungsverkehrskonto und dem Buchungsdatum


Abbildung 6.5 [2]


Über das €-Zeichen im Lastschriftassistenten buchen

  • Alle Zahlungen eines Beitragslaufs mit Klick auf das Euro-Zeichen buchen und somit quasi auf "bezahlt" setzen.

Abbildung 6.5 [3]


Im Debitorkonto des Mitglieds gibt es zur Forderung (Konto 2110) jetzt auch eine Einzahlung (Konto 1800). Der aktuelle Saldo steht bei 0 Euro.

Abbildung 6.5 [4]


Hinweis: Umstellungen des SEPA Mandats mit Mandatstyp und Gültigkeitsdatum erfolgt erst bei Gegenbuchung!
Mit dem Buchen einer "Forderung im Lastschriftverfahren" in den (a) offenen Posten oder durch (b) Klick auf das Eurozeichen im LS-Assistent setzen wir das Gültigkeitsdatum um weitere 3 Jahre ab Buchungsdatum hoch. Wenn Sie keine Forderung als gezahlt buchen, stellen wir auch das Gültigkeitsdatum nicht hoch. Das Gültigkeitsdatum ist eine reine Information für den Verein und irrelevant für den Einzug bei der Bank!


Löschen von Beitragsläufen (Forderungen oder Lastschriften):

  • Das Löschen (Eimer-Symbol) eines Forderungslaufes in der Beitragsautomatik setzt das "Gebucht bis" Datum aller Forderungen auf ihren vorigen bekannten Wert zurück! Außerdem sind dann die dazugehörenden Forderungen in den offenen Posten ebenfalls weg. Guthaben die zwischenzeitlich auf Forderungen verrechnet wurden gehen ebenfalls wieder zurück und sind also bereit erneut verrechnet zu werden.


  • Das Löschen (Eimer-Symbol) eines Lastschriftlaufes im Lastschriftassistent setzt auch bereits als gezahlt gebuchte Foderungen wieder zurück und stellt die Forderungen zurück in die offenen Posten.


  • Löschen Sie keinen Lastschriftlauf wenn die Lastschriftdatei bereits bei der Bank eingereicht wurde. Der Grund: Der Lastschriftassistent könnte beim nächsten Lauf offene Posten finden und aufnehmen die in der zuvor gelöschten SEPA Datei noch nicht enthalten waren. Alle Einzahlungen, Teileinzahlungen und Stornos des Laufs wären weg - auch unsere neu gesetzten Merkmale im SEPA Mandat würden zurückgesetzt.

  • Wenn Sie einen Beitragsslauf UND einen Lastschriftlauf löschen, gehen Sie wie folgt vor:
    - löschen des Lastschriftlaufs im Lastschriftassistenten
    - anschließend löschen des dazugehörigen Beitragslaufs

Hinweis: Einzelne Forderungen bzw. Einzahlungen bitte beim Mitglied im Debitorenkonto stornieren.


Tipp zum Buchen von Forderungen aus Lastschriften

Nach dem Upload der Lastschriftdatei im Online-Banking sollten alle Posten im LS-Assistenten mit Klick auf das Eurozeichen auf "bezahlt" gesetzt werden. Man tut quasi so, dass die Lastschriften eingelöst wurden. Diese as sorgt in den offenen Posten für eine bessere Übersichlichkeit. Bankrückläufer werden dann einzeln beim betroffenen Mitglied im Debitorenkonto verarbeitet; z.B. stornieren der Zahlung bei geplatzter Lastschrift aufgrund nicht gedecktem Konto.


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