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Den Einrichtungsassistent können Sie immer wieder ausführen. Es macht allerdings Sinn diesen möglichst komplett abzuhandeln, da hier ganz grundlegende Einstellungen zum Betrieb der Vereinsverwaltung getroffen werden.
Erste Hinweise
Vereinsstammdaten
Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Vereinsstammdaten unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Vereinsdaten bearbeitet und ergänzt werden.
Kontenrahmen
Sie haben drei Möglichkeiten Konten anzulegen:
Import eines angebotenen Kontenrahmens
- SKR49 - Kontenrahmen nach DATEV-Standard, deckt alle Bereiche eines Vereins ab
- SKR03 - klassischer, konservativer Kontenrahmen (65 Konten)
- SKR04 - Kontenrahmen nach aktuellem Bilanzrichtliniengesetz (65 Konten)
Hilfe bei der Auswahl des Kontenrahmens
Die Kontenrahmen SKR49, SKR02 und SKR03 beinhalten Buchungskonten für alle denkbaren Situationen. Falls Sie (a) keine Vorgaben Ihres Steuerberaters haben oder (b) nicht planen, die Daten in eine Finanzbuchhaltung (FIBU) zu transferieren, können Sie kurzerhand über die manuelle Anlage die beiden notwendigen Buchungskonten erstellen (1 x Zahlungsverkehrskonto oder auch Aktivkonto genannt und 1 x Einnahmekonto), anstatt eine Vielzahl ungenutzter Konten zu importieren.
Gerade für kleine Vereine erzeugt dies eine einfache Übersicht der Buchungskonten. Eine Erweiterung lässt sich später immer noch vornehmen.
Anmerkung zu Debitorenkonten der Mitglieder: Die Debitorenkonten für Mitglieder werden generell automatisch beim Import angelegt. Beim Anlegen eines neuen Mitglieds wird das entsprechende Debitorenkonto mit dem ersten Speichern der Registerkarte "Adresse" angelegt. Debitorenkonten können grundsätzlich nicht gelöscht werden.
Achtung!
Konten aus den Kontenrahmen SKR49, SKR02 und SKR03 können nach dem Ladevorgang nicht mehr gelöscht werden.
Über Klick auf das Auge-Symbol kann der jeweilige Kontenrahmen vor dem Import angezeigt werden.
Import eines individuellen Kontenrahmens
Sie können auch einen eigenen, individuellen Kontenrahmen importieren.
Dieser muss für den Import im CSV-Format vorliegen und folgende Spalten aufweisen:
Die Nummern sind nicht zufällig gewählt, sondern Teil des SKR49.
Sollte man diesen jemals benötigen, kann man ihn später zusätzlich importieren ohne Probleme durch falsche Kontonummern zu bekommen.
| Konto-Nr | Name | Art | Steuer in % | Kurzbeschreibung | Genutzt |
| 945 | Bank | Aktivkonto | 0 | Hausbank des Vereins | Ja |
| 920 | Kasse | Aktivkonto | 0 | Bareinzahlungen | Ja |
| 890 | Sammelkonto aufzuteilende Einnahmen | Aktivkonto | 0 | Guthaben | Ja |
| 2110 | Mitgliedsbeiträge | Einnahmekonto | 0 | Mitgliedsbeiträge | Ja |
Manuelles Anlegen eines angebotenen Kontenrahmens
Anmerkung:
Um Mitgliedsbeiträge buchen und über die Hausbank einziehen zu können (Lastschriftverfahren), benötigen Sie mindestens zwei Konten:
- ein Einnahmekonto, z.B. 2110 Mitgliedsbeiträge
- ein Aktivkonto, z.B. 0945 Bank
Das Aktivkonto 890 wird für eine Guthaben-Verrechnung benötigt.
Das Aktivkonto 920 wird für Bareinzahlungen verwendet.
Die Seite „Kontenübersicht“ unter „Stammdaten“
Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Kontenübersicht weitere Konten angelegt und bearbeitet werden.
Anlegen von Abteilungen
Hier können neue Abteilungen angelegt werden. Die standardmäßig bereits hinterlegten Abteilungen können bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Sofern Sie Mitgliederdaten inklusive Abteilungen und Beiträgen aus Ihrem bisherigen Vereinsprogramm importieren möchten, beachten Sie bitte folgenden Hinweis:
Für den Datenimport müssen Abteilungen wortgleich angelegt sein
Beim Import von Mitgliederdaten können Abteilungen in der Online-Vereinsverwaltung nur dann berücksichtigt werden, wenn diese in der Online-Vereinsverwaltung mit exakt der gleichen Bezeichnung angelegt werden, wie in Ihrem bisher verwendeten Vereinsprogramm bzw. wie in der Importdatei.
Angaben zu Finanzen
Füllen Sie die gelb hinterlegten Felder aus. Geben Sie den Start Ihres Geschäftsjahres an. Dies ist zur korrekten, anteiligen Berechnung der Mitgliedsbeiträge bei unterjährigem Eintritt unbedingt notwendig.
Füllen Sie die Felder zur Bankverbindung des Vereins aus. Für einen Datenträgeraustausch (SEPA Lastschriftverfahren) mit der Hausbank werden diese Angaben benötigt.
Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Finanzdaten unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen bearbeitet und ergänzt werden.
Anlegen von Beiträgen
Definieren Sie hier die Mitgliedsbeiträge für Ihre Abteilungen. Dabei haben Sie die Möglichkeit für jede Abteilung einen oder auch mehrere Beiträge anzulegen. Legen Sie mindestens einen Beitrag an, sonst kann der Einrichtungsassistent nicht abgeschlossen werden. Mit einem Klick auf Speichern und Beenden wird der Einrichtungsassistent beendet und geschlossen (s. Unterpunkt 2.6).
Um einen Beitrag anzulegen geben Sie ein bzw. wählen aus:
- (laufende) Nummer
- Bezeichnung
- Abteilung
- Zahlweise
- Einnahmekonto
- Betrag
Im Feld Buchungstext kann angegeben werden, welcher Text im Verwendungszweck (=Buchungstext) erscheinen soll. Folgende Felder sind möglich:
- [Nachname] [Vorname] [Abteilung] [Zeitraum] [Verein] [MitgliedsNr] [Beitrag]
- Voreingestellt sind: Beitragseinzug, [Nachname], [Vorname] [Abteilung] [Zeitraum]
Soll ein Familienbeitrag angelegt werden, der gestaffelt ist - z.B. ab 3 Personen 200 EUR, ab 4 Personen 280 EUR, ab 5 Personen 350 EUR Beitrag - so muss im Feld "Familienbeitrag" ein Haken gesetzt werden.
Sofern Sie Mitgliederdaten inklusive Beiträge aus Ihrem bisherigen Vereinsprogramm importieren möchten, beachten Sie bitte folgenden Hinweis:
Vor einem Datenimport müssen die Beiträge wortgleich angelegt sein
Beim Import von Mitgliederdaten können Beiträge in der Online-Vereinsverwaltung nur dann berücksichtigt werden, wenn diese in der Online-Vereinsverwaltung mit exakt der gleichen Bezeichnung angelegt werden, wie in Ihrem bisher verwendeten Vereinsprogramm.
Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Beiträge unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge bearbeitet und ergänzt werden.
Einrichtungsassistent beenden
Wurde mindestens ein Mitgliedsbeitrag angelegt wird mit einem Klick auf Speichern und Beenden der Einrichtungsassistent beendet und geschlossen.
Den Einrichtungsassistent können Sie später jederzeit erneut aufrufen.
Sollstellung
Die Sollstellung erreichen Sie über Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Sollstellung.
Startbild der Vereinsverwaltung
Sie sehen nun das Startbild der Vereinsverwaltung - die Erfolgsmeldung des Einrichtungsassistenten und die restliche Testlaufzeit
Rechts oben steht ein grüner Button [Bestellen]. Dieser leitet Sie direkt in Ihr Lizenzbestellportal. Dort können Sie alles rund um Ihren Kundenaccount managen. Jeder Administrator der Vereinsverwaltung hat diesen Button. Wenn die Software bestellt wurde wird der Button in [Bestellportal] umbenannt.
| Herzlichen Glückwunsch. Sie haben den Einrichtungsassistent erfolgreich abgeschlossen. |
Gehen Sie als nächstes in den Bereich der Benutzerdaten und vervollständigen Sie ihr Profil.