Die Landessportbünde (LSB) in Deutschland erheben jährlich die Mitgliederdaten ihrer Vereine, die sogenannte Bestandserhebung. Hierzu stellen die LSB ihren Vereinen in der Regel Informationen zur Verfügung in welcher Form (Dateiformat), bis wann (z.B. 31.01.), mit welchem Stichtag (z.B. 01.01.) und wohin die Daten zur Bestanderhebung übermittelt sein müssen. Eine Datei für die Bestandserhebung enthält
- die Anzahl der Mitglieder eines Vereins
- aufgegliedert in Geburtsjahrgang, Geschlecht (männlich, weiblich, divers, ohne Angabe)
- und mit Abteilungszugehörigkeit (s. >>Fachverband<<).
Dieses Anleitung beschreibt den Prozess, wie in der Anwendung DFBnet Verein, die Datei zur Bestandserhebung generiert wird. Die Ausgabedatei basiert auf der vom Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) aufgesetzten, bundesweit einheitlichen Schnittstelle, die per DOSB-Beschluss bereits im Jahre 2003 eingeführt wurde. Bedauerlicherweise halten sich nicht alle Landssportbünde/-verbände an die Vorgaben des DOSB.
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1. WICHTIGES vorab
- Die Funktion zur Erzeugung der Datei für die jährliche Bestandserhebung steht unter Information > Auswertungen > DOSB-Statistik zur Verfügung.
- Die Funktion "... Auswertungen > LSB-Statistik" ist hierfür NICHT geeignet.
In der Bestandserhebung werden die Mitgliederdaten in Abhängigkeit des Stichtages (in der Regel 01.01.) berücksichtigt.
Dabei sind folgende Daten eines Mitgliedes relevant und müssen korrekt in DFBnet Verein hinterlegt sein:
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Vereinseintritt/-austritt
- Abteilung (sofern diese konfiguriert ist, s. >>hier<<)
- Abteilungseintrittsdatum
- Abteilungsaustrittsdatum (sofern Mitglied ausgetreten ist)
- Beispiele zum Vereinseintritt/-austritt:
- Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied ohne Vereinssaustritt.
- Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied mit Vereinssaustritt nach dem Stichtag.
- Wird nicht gezählt: Ein VOR dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied mit Vereinssaustritt vor dem Stichtag..
- Wird nicht gezählt: Ein NACH dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied. Beispiele zum Abteilungseintritt/-austritt:
- Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied ohne Abteilungsaustritt.
- Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied mit Abteilungsaustritt nach dem Stichtag.
- Wird nicht gezählt: Ein VOR dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied mit Abteilungsaustritt vor dem Stichtag..
- Wird nicht gezählt: Ein NACH dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied.Der Vereins- und Abteilungsstatus (aktiv, passiv) spielt in der Bestandserhebung keine Rolle, aktive und passive Mitglieder werden gleichermaßen gezählt.
2. Eingabe LSB-Vereinsnummer und Kontrolle Bundesland
Nach DOSB-Vorgaben besteht eine vollständige LSB-Vereinsnummer aus einer 10-stelligen Zahl. Diese wird bei der Benennung der Ausgabedatei verwendet.
Die Eingabe der LSB-Vereinsnummer erfolgt in DFBnet Verein unter
Mein Portal > Administration > Stammdaten > Vereinsdaten > LSB-Vereinsnummer.Kontrollieren Sie dort auch unbedingt, ob das korrekte Bundesland eingetragen ist. Das ist insbesondere für Vereine in Nordrhein-Westfalen sehr wichtig.
Sollte die Ihnen bekannte LSB-Vereinsnummer aus weniger als 10 Zahlen bestehen, füllen Sie bitte das Eingabefeld nach vorne mit führenden NULLEN auf.
Ein Beispiel:
Vorliegende 5-stellige LSB-Vereinsnummer: 81599
Einzugebende 10-stellige LSB-Vereinsnummer: 0000081599
3. Konfiguration: Sportart und Fachverband zuweisen
- Unter Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Konfiguration der jeweiligen Abteilung die DOSB Sportart zuweisen.
- Der jeweiligen Abteilung den DOSB Fachverband zuweisen.
- Kontrollieren Sie die Zuordnungen und speichern Sie die Daten ab mit Klick auf Speichern.
4. Datei erzeugen und herunterladen
Gehen Sie zu Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Mitgliederdaten.
Führen Sie folgende Schritte aus, um die Datei für die Bestandserhebung zu erhalten. Reihenfolge beachten!
- Tragen Sie das Datum des Stichtages ein, der nächste 01.01. wird vorgeblendet. Rechts wird der zuletzt gespeicherte Stichtag angezeigt (bei erstmaliger Nutzung: "keiner").
- Mit Klick auf DOSB Datei "Jahrgänge" erzeugen starten Sie den Prozess zur Erzeugung der Datei. Im Anschluss startet der Dialog zum Herunterladen* der Datei. Dabei erzeugt DFBnet Verein automatisch einen Dateinamen mit der LSB-Vereinsnummer. Speichern Sie die Datei ab und merken Sie sich den Ablageort.
*Je nach verwendetem Browser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge) und dessen Einstellungen erfolgt das Herunterladen bzw. Speichern der Datei in unterschiedlicher Art und Weise. Viele Browser legen heruntergeladene Dateien automatisch in den Ordner „Downloads“.
- Nach dem Herunterladen können Sie die Datei an Ihren Landessportbund übermitteln. Da die Landessportbünde unterschiedliche Datenverarbeitungssysteme verwenden, kann an dieser Stelle keine Aussage darüber getroffen werden, wie die Übermittlung an Ihren LSB stattfindet. In der Regel stellen die Landessportbünde ihren Vereinen sogenannte Portale über das Internet bereit. Dort kann die Jahrgangsdatei zur Bestandserhebung hochgeladen werden.
Liste der Landessportbünde/-verbände mit Links zur jeweiligen Bestandserhebung
(keine Gewähr für Aktualität und Vollständigkeit)*Eine Webseite für die Bestandserhebung konnte nicht gefunden werden.
5. Tipp: Datenlücken aufspüren
Vor generieren der Datei ist es sinnvoll, Lücken in den relevanten Mitgliederdaten aufzuspüren und gegebenenfalls zu schließen. Hierzu eignen sich entsprechend zusammengestellte Mitgliederlisten: Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Neue Mitgliederliste. Eine Anleitung, wie in DFBnet Verein eine neue Mitgliederliste angelegt wird, steht Ihnen >>hier<< zur Verfügung.
Geeignete Filter bzw. Datenfelder sind:
- Filter: Abteilung: (keine)
Mitglieder ohne Abteilungszugehörigkeit werden angezeigt. - Filter: Geschlecht: (keins)
Mitglieder ohne Geschlecht werden angezeigt. - Datenfelder: Geburtsdatum
Anzeige des Geburtsdatums, fehlende durch sortieren nach Geburtsdatum aufspüren.
6. Sonstiges
Vereinsdaten
Erzeugen der Vereinsdaten-Datei [KSB-Vereinsnummer]ve.dat gemäß Schnittstelle.
Anschrift der Vereinsvorstände
Erzeugen der Vereinsvorstände-Datei [KSB-Vereinsnummer]vo.dat gemäß Schnittstelle.
