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Ein kompletter Beitragslauf
Forderungen mit der Beitragsautomatik produzieren
Aus den Beitragsbeträgen und der Zeitspanne zwischen dem zuletzt gesetzten Gebucht bis Datums bis zum Vorschaudatum werden Forderungen aus den Beiträgen berechnet.
Forderungen können unabhängig der Zahlungsart (Barzahler, per Rechnung oder via Lastschrift) über die Beitragsautomatik unter Finanzen > Beitragsautomatik produziert werden.
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Eine ausführliche Anleitung zur Durchführung einer Beitragsautomatik (=Beitragslauf) steht auch >>hier<< als PDF zum Herunterladen zur Verfügung.
Wichtige Informationen zu den Einstellungen, die die Berechnung von Beiträgen maßgeblich beeinflussen, stehen >>hier<< zur Verfügung.
Beitragslauf durchführen
Forderungen mit der Beitragsautomatik produzieren
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Beim Aufruf der Beitragsautomatik sehen Sie
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rechts die Filter
a) Abteilung / Hier sind alle Ihre angelegten Abteilungen zu finden
b) Beitragsart / Haben Sie die Abteilungen ausgewählt, sollten Sie hier die dazu passenden Beitragsbezeichnungen auswählen können
c) Zahlungsart / Als Zahlungsarten stehen Ihnen immer Barzahler, Rechnungszahler und Lastschriftzahler offen.die Standardzahlungsarten und die von Ihnen selbst angelegten Zahlungsarten zur Auswahl.
Beitragsvorschau bis
Die Beitragsvorschau geht aus der Beitragszuordnung beim Mitglied immer von einem Beitragsstart oder falls vorhanden von einem "Gebucht bis" Datum aus und rechnet bis zum Ende der jeweiligen Beitragsintervalls. Dabei muss das Vorschaudatum irgendwo in den Zeitrahmen zeigen um die Beitragsforderung auszulösen. Mit dem Beitragsstart zum 01.01.2017 oder einem Gebucht bis zum 31.12.2016 kann das Vorschaudatum auf jedes Datum im laufenden Jahr 2017 zeigen. Der beitrag Beitrag wird dann auf alle Fälle erhoben.
Eine Ausnahme bietet das sog. Fälligkeitsdatum das es erlaubt einen Beitrag zu unterschiedlichen Datumsangaben zu fordern.
Sammelbuchungen
Die Option Sammelbuchungen hier sind eine Anzeigehilfe in der Vereinsverwaltung und haben nichts mit Sammelbuchungen bei Lastschriften zu tun. Forderungen die auf gleiche Konten verweisen oder abweichende Zahler bzw. Familienbeiträge werden optisch anders dargestellt (siehe Abbildung 6.1 [5] und Folgende).
Beitragsvorschau starten
Mit Beitragsvorschau starten weisen Sie die Vereinsverwaltung an, eine Vorschau aller in der Maske angegebenen forderungsfähigen Mitgliedsbeiträge anzuzeigen.
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| title | Das Ergebnis der Beitragsvorschau bis muss immer im Kontext mit mehreren Einflussfaktoren gesehen werden |
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Einflussfaktoren auf die Berechnung von Beiträgen | Zugehörige Hilfeseite |
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Diese sind:
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Beispiel eines Beitragslaufs
- Beginn >>Geschäftsjahr<< ist Januar.
- Es sollen alle fälligen Beiträge der >>Abteilung<< Schwimmen für das Jahr 2024 gebucht werden.
- Filter: Abteilung > Schwimmen
- Der >>Beitrag für Schwimmen<< ist definiert als Jahresbeitrag, Höhe 120,00€.
- Die Beiträge für Schwimmen sind bis zum 31.12. des Vorjahres gebucht (=Gebucht bis-Datum: 31.12.2023)
- Als Vorschaudatum setzen Sie den 31.12.2024.
- Nach Klick auf Beitragsvorschau starten zeigt die Beitragsautomatik die folgende Beitragsvorschau (s. folgende Abbildung).
- Es werden drei fällige Jahresbeiträge für die Schwimmabteilung für 2024 angezeigt.
- Mit Klick auf Buchungen erzeugen können die fälligen Beiträge gebucht werden.
- Diese erscheinen daraufhin in den >>Offenen Posten<< (s. folgende Abbildung).
Meldung - Beiträge älter als 2 Jahre
Bei einem Beitragslauf (=Beitragsautomatik) kann es passieren, dass eine Meldung darauf hinweist (s. Bild 1), dass Beiträge gefunden wurden, die zwei Jahre und älter sind und noch nie gebucht wurden. Diese Beiträge werden in einer gesonderten Systemliste unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten angezeigt (s. Bild 2).
Bevor dieser Beitragslauf ausgeführt werden wird, MUSS das Problem gelöst werden durch bearbeiten des Beitrags beim betroffenen Mitglied. Das kann z.B. erfolgen durch das Setzen des Datums, bis wann der Beitrag abgegolten ist (Gebucht bis-Datum). Im folgenden Beispiel ist das der 31.12.2023.
Ein Beispiel
- Ihr Geschäftsjahr beginnt im Januar
- Sie wollen Jahresbeiträge der Tischtennisabteilung berechnen
- Ihre Mitglieder haben ein Gebucht bis Datum vom 31.12.2014
- Als Vorschaudatum haben Sie den 31.12.2015 angegeben
- Ein Mitglied hat einen abweichenden Zahler
Als Ergebnis nach dem Buchungsvorgang der Forderung wird ein neues Gebucht bis Datum wird die Vereinsverwaltung bei allen Mitgliedern mit Jahresbeitrag den 31.12.2015 einsetzen
Wenn Sie die Beitragsart bei der Erstellung der Forderung mischen oder einfach alle Beitragsarten berechnen, wird beim jeweiligen Mitglied das passende Gebucht bis Datum zur Beitragsart nach der Buchung eingetragen.
Wir schauen uns mal das Ergebnis der Vorschau an:
und klappen den abweichenden Zahler (roter Kreis) auf. Es wird ersichtlich das Herr Meier für Armin Rütger zahlt.
Meldung - Beiträge sind älter als 2 Jahre
Beim Erstellen der Forderungen kann es passieren, dass sich die Beitragsautomatik über Beiträge beschwert, deren "Gebucht bis" länger als zwei Jahre "vor" dem Beitragsvorschaudatum liegen das Sie frei in der beitragsautomatik eingeben können. Diese Forderungen werden unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten als Listenname "Beitrag liegt länger als 2 Jahre zurück TT.MM.YYYY" gesammelt. Die Meldung hat einen unterstrichenen Teil der als Link auf eine Liste geht die die fraglichen Mitglieder beinhaltet.
Es gibt mehrere denkbare Szenarien
- Möglicherweise wurde auch ein Mitglied nachgetragen, das schon länger als 2 Jahre im Verein steht, das aber noch nie abgerechnet wurde. Hier kann ein fehlendes "Gebucht bis" Datum zu so einer Fehlermeldung führen. In diesen Fällen sollten Sie das fehlende Datum per Hand in der Beitragszuordnung des Mitglieds nachpflegen. Besonders tückisch ist dies im Zusammenhang mit einem bereits beendeten Beitrag und der nicht angehakten Option "Beitragsaustritte auch anzeigen" in der Beitragszuordnung beim Mitglied. Dann wird der Fehler zuerst einmal gar nicht offensichtlich. Ein Beitrag der beendet wurde, aber kein "Gebucht bis Datum" trägt, bleibt aus Sicht der Beitragsautomatik zwischen Beitragsstart und Beitragsende "forderungsfähig"!
- Möglicherweise wurde beim Datenimport vergessen, ein "Gebucht bis" Datum über das Sollstellungswerkzeug einzusetzen weshalb die Beitragsautomatik auch abgerechnete Beiträge der alten Vereinsverwaltung berechnet.
Über die Sollstellung unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Sollstellung setzt man ein Gebucht bis - quasi ein Startdatum, damit die Vereinsverwaltung weiß, ab welchem Datum eine Neuberechnung der Beiträge erfolgen darf.
Bitte beachten Sie nachfolgenden Passus!
Die Methode mit dem Sollstellungswerkzeug ist nur für den Augenblick nach einem Datenimport und vor einem ersten Beitragslauf gedacht! Die Beitragsautomatik wird später ein "Gebucht bis" Datum automatisch beim Erstellen der Forderung einsetzen!
Hinweis - Beiträge sind anteilig berechnet
Sollte bei der ersten Forderung an das Mitglied das Beitragsstartdatum nicht auf dem Ersten möglichen Forderungsdatum stehen sondern nach diesem Datum, erhalten Sie einen sogenannten anteiligen Beitrag also nur einen Teil der Beiträge berechnet.
Mehr dazu finden Sie im Kapitel anteilig/nicht anteilige Beitragsberechnung
Hinweis - Mögliche Null Euro Beiträge in der Vorschau?
Sollten Sie in der Vorschau 0 Euro Beiträge vorfinden, haben Sie es wahrscheinlich mit beitragsfreien Mitgliedern zu tun, die Sie auf 0 Euro gesetzt haben. Bislang haben wir diese nie berechnen müssen. Mit den altersabhängigen Beiträgen kann es aber zukünfig zukünftig passieren, dass Mitglieder mit 0 Euro in einen beitragspflichtigen und später wieder in einen beitragsfreien Modus fallen. Aus dem Grund müssen wir neuerdings auch für diese Mitglieder ein Gebucht bis Datum setzen. Das Gebucht bis Datum setzen wir in der Beitragsautomatik. Sie werden diese Null Euro Berechnungen (a) weder in den offenen Posten noch (b) im Lastschriftassistenten wiederfinden.
Hinweis - Überhaupt keine Forderungen in der Vorschau?
Sollten gar keine Forderungen in der Beitragsvorschau angezeigt werden könnten folgende Ursachen der Grund dafür sein:
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Wenn wir in der Hauptübersicht auf das Auge klicken, sehen wir die Übersicht der gebuchten Forderungen:
Rechnungen
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aus
...
gebuchten
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Beitragsforderungen in der Beitragsautomatik
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Lastschriftdateien aus den Forderungen der Beitragsautomatik im LS-Assistenten produzieren
- Hinweis - Der Lastschriftassistent findet keine Forderungen!
- Hinweis - Nach dem Klick auf [SEPA-Datei generieren] passiert nichts!
Produzierte Lastschriftdatei bei der Bank hochladen
- Hinweis - SEPA-Datei wird vom Online-Banking abgelehnt
Forderungen in den offenen Poste oder/und im LS-Assistenten als bezahlt setzen
Wir können die Forderungen nicht automatisch mit dem Kontostand des Vereins abgleichen. Aus dem Grund müssen sie die Forderungen selbst als bezahlt setzen.
- Für alle Zahlungsarten können Sie dies in den offenen Posten unter Finanzen > Offene Posten tun
- Für Lastschriftzahler geht dies sowohl:
- (a) im LS-Assistent über das Eurozeichen bei den Aktionen verwenden, als auch ...
- (b) über die offenen Posten (Status = Im Lastschriftverfahrten)
Zwischen beiden Möglichkeiten einen Zahlungseingang über die Offenen Posten oder über das Eurozeichen im LS-Assistenten zu gehen, gibt es noch einen technischen Unterschied der deutlich wird, wenn Sie den Lauf im Lastschriftassistenten löschen sollten.
- Wenn Sie einen Zahlungseingang löschen, der über den LS-Assistenten mit dem Eurozeichen verbucht wurde, gehen die Forderungen wieder in den offenen Posten auf! Darum auch unsere Empfehlung. Buchen Sie am besten über das Eurozeichen im Lastschriftassistent gegen.
- Wenn Sie jedoch den Zahlungseingang über die offenen Posten verbuchen und dann den Lastschriftlauf löschen gilt die Forderung immer noch als bezahlt und taucht nicht in den offenen Posten auf!
über "offene Posten" gegen buchen
Abbildung 6.5 [1]
Wenn Sie auf [Zahlungen buchen] gehen, sehen Sie ein Popup mit den Angaben für das Zahlungsverkehrskonto und dem Buchungsdatum
Abbildung 6.5 [2]
über Lastschriftassistent (Eurozeichen) gegen buchen
- ... das Eurozeichen mit dem Sie alle Forderungen im Lastschriftverfahren als gezahlt setzen (gegen buchen).
Abbildung 6.5 [3]
- Wenn wir noch einmal unter den offenen Posten nachsehen, sollten wir keine Forderung mehr erkennen.
Im Debitorkonto des Mitglieds gibt es zur Forderung jetzt auch eine Einzahlung. Der aktuelle Saldo steht bei 0 Euro.
Abbildung 6.5 [4]
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Löschen von Beitragsläufen (Forderungen oder Lastschriften):
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- Das Löschen (roter Eimer) eines Forderungslaufes in der Beitragsautomatik setzt das "Gebucht bis" Datum aller Forderungen auf ihren vorigen bekannten Wert zurück! Außerdem sind dann die dazugehörenden Forderungen in den offenen Posten ebenfalls weg. Guthaben die zwischenzeitlich auf Forderungen verrechnet wurden gehen ebenfalls wieder zurück und sind also bereit erneut verrechnet zu werden.
- Das Löschen (roter Eimer) eines Lastschriftlaufes im Lastschriftassistent setzt auch bereits als gezahlt gebuchte Foderungen wieder zurück und stellt die Forderungen zurück in die offenen Posten.
- Löschen Sie bitte keinen Lastschriftlauf wenn die Lastschriftdatei bereits bei der Bank eingereicht wurde. Der Grund: Der Lastschriftassistent könnte beim nächsten Lauf offene Posten finden und aufnehmen die in der zuvor gelöschten SEPA Datei noch nicht enthalten waren. Alle Einzahlungen, Teileinzahlungen und Stornos des Laufs wären weg - auch unsere neu gesetzten Merkmale im SEPA Mandat würden zurückgesetzt.
- Wenn Sie einen kompletten (Forderungslauf + Lastschriftlauf) Zahlungslauf löschen müssen, um diesen ggf neu zu erzeugen, dann löschen Sie bitte zuerst des Lauf des Lastschriftassistenten und erst dann den dazugehörigen Lauf/Läufe der Beitragsautomatik. Alternativ könnten Sie auch über offenen Posten buchen. Ein Löschen des Lastschriftlauf hätte in dem Fall auch keine Auswirkung auf die Einzahlungen.
Wenn Sie einzelne Forderungen oder und Einzahlungen loswerden möchten, bedienen Sie sich bitte des "stornieren" Werkzeugs. Nur mit dem Stornieren können Sie auch eine Stornogebühr erheben.
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Wir empfehlen nach dem Upload der Lastschriftdatei alle Posten im LS-Assistent als eingezahlt zu verbuchen (Eurozeichen). Nur warum soll man etwas auf "gezahlt" setzen wenn noch kein Geld da ist?
Dazu muss man wissen das die Banken sich in der Regel 2 mal beim Verein zurückmelden
- Zuerst gibt es eine Sammelmeldung wieviel Geld eingezogen wurde. An dieser Meldung sehe ich aber noch nicht wer alles bezahlt hat. Sollte die erwartete Summe von der von der Bank ausgewiesenen Summe abweichen, weiß ich nur das irgendwer aus irgendwelchen Gründen nicht eingezogen werden konnte.
- Meldung Nummer zwei sagt nun genau aus, bei "welchem" Mitglied aufgrund welchem Vorkommnis nicht eingezogen werden konnte.
Nun kann ich mir überlegen was einfacher ist. Ein Verein mit 5000 Mitglieder könnte jeden Posten einzeln in den offenen Posten als gezahlt setzen - oder er setzt alle als gezahlt und storniert hinterher ganz einfach die Eingangszahlung der Rückläufer womit der Posten wieder in die offenen Forderungen rutscht. Die meisten Vereine haben wenige Rückläufer was die Arbeit mit einer handvoll Stornos deutlich vereinfacht.
erstellen
Mit dem Rechnungsassistenten können komfortabel Beitragsrechnungen für alle im jeweiligen Lauf enthaltenen Beitragsforderungen erstellt werden.
Ausführliche Hilfe s. >>hier<<.
VOR Rechnungserstellung bitte beachten:
- Unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Rechnungen muss eine Rechnungsvorlage definiert worden sein.
- Unter Mein Portal > Administration > Ordner > Rechnungen muss ein geeigneter Ordner zur Ablage der Rechnungen angelegt worden sein.
- Die Rechnungen selbst werden unter Finanzen > Rechnungen abgelegt und werden dort verwaltet.
Den Rechnungsassistent starten Sie durch einen Klick auf das Briefsymbol:
Abbildung 6.2 [1]
Weiterführende Themen
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