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0. Allgemeines
- Systemlisten sind Listen, die DFBnet Verein beim Ausführen bestimmter Funktionen automatisch anlegt.
- Sie erleichtern die Kontrolle, wenn z.B. ein Beitragslauf "alte" Beiträge findet, die schon seit über 2 Jahren nicht gebucht wurden.
- Es gibt temporäre Listen, die bei bestimmten Aktionen jedesmal neu angelegt werden.
- Diese sollten von Zeit zu Zeit kontrolliert und wenn nicht mehr benötigt, gelöscht werden.
- Und es gibt permanente Listen, die sich automatisch aktualisieren und nicht gelöscht werden können.
- Voreingestellt unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten ist die Ansicht der Systemlisten aus Beitrags-/Lastschriftläufen.
Listentypen
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1.1 Listenname Beitragslauf - Beitrag älter als 2 Jahre
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Quelle
Beitragslauf: Finanzen > Beitragsautomatik
Meldung
Wir haben Beiträge entdeckt, deren letzter Einzug länger als 2 Jahre zurückliegt! Falls Sie gerade einen Datenimport durchgeführt haben, sollten Sie bitte die Sollstellung durchführen. Zur Kontrolle haben wir Ihnen die Liste Beitragslauf - Beitrag älter als 2 Jahre angelegt.
Ursache
Es gibt Mitglieder mit Beiträgen, die seit über 2 Jahren nicht gebucht wurden. Das kann insbesondere nach einem Mitgliederimport der Fall sein, wenn Beiträge importiert wurden ohne "Gebucht bis"-Datum.
Lösung
Klick auf die entsprechende Systemliste, Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der Daten, der in der Systemliste aufgeführten Mitglieder hinsichtlich:
- Beitragszuordnungen
- Beitragsstart
- "Gebucht bis"-Daten
- Beitragsende
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1.2 Listenname Beitragslauf - Mitglieder mit Guthaben
Quelle
Beitragslauf: Finanzen > Beitragsautomatik
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Lösung
Klick auf die entsprechende Systemliste und im Debitorenkonto des betroffenen Mitglieds prüfen, ob das Guthaben verrechnet werden soll. Wenn ja, kann das direkt dort durchgeführt werden.
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1.3 Listenname Beitragslauf - Vereinsaustritte
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Quelle
Beitragslauf: Finanzen > Beitragsautomatik
Meldung
Wir haben in dem Forderungslauf Vereinsaustritte festgestellt und legen eine Übersicht zur Kontrolle unter den Systemlisten an.
Ursache
Ein Mitglied ist aus dem Verein oder aus einer Abteilung ausgetreten und der Beitragslauf hat Beiträge gefunden, die noch nicht gebucht wurden.
Lösung
Klick auf die entsprechende Systemliste, Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der Daten, der in der Systemliste aufgeführten Mitglieder hinsichtlich:
- Vereinsaustrittsdatum
- Abteilungsaustrittsdatum
- Beitragszuordnungen
- Beitragsstart
- "Gebucht bis"-Daten
- Beitragsende
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1.4 Listenname Lastschriftlauf - Fehlende Mandate
Quelle
Lastschriftlauf: Finanzen > LS-Assistent
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Ursache
Es gibt Lastschriftzahler, bei denen kein Lastschriftmandat hinterlegt ist. In der Egele passiert das, wenn beim Anlgen eines neuen Mitglieds mit der Zahlungsart Lastschrift vergessen wurde, ein Lastschriftmandat zu hinterlegen.
Lösung
Klick auf die entsprechende Systemliste und bei den gelisteten Mitgliedern unter Zahlungsdaten in der Mandatsverwaltung ein SEPA-Mandat hinterlegen.
2. Systemlisten aus dem Bereich "Anonymisierung"
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2.1 Listenname Anonymisierte Mitglieder (letzte Anonymisierung: tt.mm.jjjj hh:mm)
Quelle
Beitragslauf: Information > Mitglieder > Übersicht oder Mitgliederliste
Aktion: gewählte Einträge anonymisieren
Meldung
Erfolgreich anonymisierte Mitglieder sind in der Systemliste Anonymisierte Mitglieder (letzte Anonymisierung: tt.mm.jjjj hh:mm) zusammengefasst.
Ursache
Erfolgreiche Anonymisierung von Mitgliedern (s. "Quelle").
Lösung
Keine Handlung notwendig. Die Liste dient der Information.
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2.2 Listenname NICHT-anonymisierte Mitglieder (tt.mm.jjjj hh:mm)
Quelle
Beitragslauf: Information > Mitglieder > Übersicht oder Mitgliederliste
Aktion: gewählte Einträge anonymisieren
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Lösung
Klick auf die entsprechende Systemliste, bei den betroffenen Mitgliedern die Daten von z.B. Vereins- und Abteilungsaustritt und Saldo im Debitorenkonto prüfen und bearbeiten. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Anonymisierung siehe >>hier<<.
3. Systemlisten aus dem Bereich "SEPA"
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3.1 Fest installierte SEPA-Systemlisten
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Mandate - Alle: Erhalt des Lastschriftmandats wurde nicht erfasst
Mandate - Alle: Lastschriftmandat ist abgelaufen
Mandate - Alle: Mitglied wurde noch nicht benachrichtigt
Mandate - E-Mail-Versand: Erhalt des Lastschriftmandats wurde nicht erfasst
Mandate - E-Mail-Versand: Lastschriftmandat ist abgelaufen
Mandate - E-Mail-Versand: Mitglied wurde noch nicht benachrichtigt
Mandate - Serienbrief-Versand: Erhalt des Lastschriftmandats wurde nicht erfasst
Mandate - Serienbrief-Versand: Lastschriftmandat ist abgelaufen
Mandate - Serienbrief-Versand: Mitglied wurde noch nicht benachrichtigt
In diesen permanent vorhandenen und sich automatisch aktualisierenden Listen stehen Mitglieder, die diverse Lücken im SEPA-Mandat aufweisen. Diese sollten von Zeit zu Zeit - insbesondere vor Lastschriftläufen - kontrolliert werden. Die Listen sind u.a. vorbereitet für den E-Mail- bzw. Serienbrief-Versand.
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3.2 Löschbare SEPA-Systemlisten
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Mandatserzeugung - Alle
Mandatserzeugung - E-Mail-Versand
Mandatserzeugung - Serienbrief-Versand
SEPA-Lauf - Fehlende oder falsche Bankdaten
SEPA-Lauf - Unterschriftsdatum fest gespeichert
In diesen permanent vorhandenen und sich automatisch aktualisierenden Listen stehen Mitglieder, die diverse Lücken im SEPA-Mandat aufweisen. Diese sollten von Zeit zu Zeit - insbesondere vor Lastschriftläufen - kontrolliert werden. Die Listen sind u.a. vorbereitet für den E-Mail- bzw. Serienbrief-Versand.
4. Sonstige Systemlisten
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4.1 Listenname Bankdatenprüfung - Abteilung Alle
Quelle
Bankdatenprüfung: Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten
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Ursache
Eine Bankdatenprüfung findet nicht plausible Bank-/Kontodaten. Das kann z.B. an einer ausländischen IBAN liegen oder einer formal nicht korrekten IBAN.
Lösung
Klick auf die entsprechende Systemliste und bei den gelisteten Mitgliedern unter Zahlungsdaten die Bank- und Kontodaten kontrollieren und korrigieren.
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4.2 Listenname DOSB-Statistik - Unvollständige Mitglieder
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4.3 Listenname Mitglieder - Gleiche IBAN, aber unterschiedliche Kontoinhaber
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Quelle
"Keine", da es sich hier um eine permanent vorhandene und sich automatisch aktualisiernde Systemliste handelt. Die Liste kann nicht gelöscht werden.
Ursache
Es gibt Mitglieder mit der Zahlungsart Lastschrift, die unter Zahlungsdaten die gleiche IBAN aber unterschiedliche Kontoinhaber aufweisen. Das kann durch ein Versehen bei der manuellen Dateneingabe passieren oder durch einen Mitgliederimport.
Lösung
Die Liste von Zeit zu Zeit - insbesondere vor Lastschriftläufen - aufrufen durch Klick auf den Listennamen. Bei den gelisteten Mitgliedern in der Registerkarte Zahlungsdaten das Feld Kontoinhaber kontrollieren und gegebenenfalls aktualisieren.
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4.4 Listenname Mitglieder - Zu ergänzende Daten
Quelle
"Keine", da es sich hier um eine permanent vorhandene und sich automatisch aktualisiernde Systemliste handelt. Die Liste kann nicht gelöscht werden.
Ursache
Bei diversen Mitgliedern fehlen Daten in den Registerkarten Adresse oder Zusatzdaten. Das kann durch einen Mitgliederimport oder beim Import von Personen über die Funktion Personenabgleich mit DFBnet Pass passiert sein.
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