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- Beginn >>Geschäftsjahr<< ist Januar.
- Es sollen alle fälligen Beiträge der >>Abteilung<< Schwimmen für das Jahr 2024 gebucht werden.
- Filter: Abteilung > Schwimmen
- Der >>Beitrag für Schwimmen<< ist definiert als Jahresbeitrag, Höhe 120,00€.
- Die Beiträge für Schwimmen sind bis zum 31.12. des Vorjahres gebucht (=Gebucht bis-Datum: 31.12.2023)
- Als Vorschaudatum setzen Sie den 31.12.2024.
- Nach Klick auf Beitragsvorschau starten zeigt die Beitragsautomatik die folgende Beitragsvorschau (s. folgende Abbildung).
- Es werden drei fällige Jahresbeiträge für die Schwimmabteilung für 2024 angezeigt.
- Mit Klick auf Buchungen erzeugen können die fälligen Beiträge gebucht werden.
- Diese erscheinen daraufhin in den >>Offenen Posten<< (s. folgende Abbildung).
Meldung - Beiträge
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älter als 2 Jahre
Beim Erstellen der Forderungen Bei einem Beitragslauf (=Beitragsautomatik) kann es passieren, dass sich die Beitragsautomatik über Beiträge beschwert, deren "Gebucht bis" länger als zwei Jahre "vor" dem Beitragsvorschaudatum liegen das Sie frei in der Beitragsautomatik eingeben können. Diese Forderungen werden unter eine Meldung darauf hinweist (s. Bild 1), dass Beiträge gefunden wurden, die zwei Jahre und älter sind und noch nie gebucht wurden. Diese Beiträge werden in einer gesonderten Systemliste unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten als Listenname "Beitrag liegt länger als 2 Jahre zurück TT.MM.YYYY" gesammelt. Die Meldung hat einen unterstrichenen Teil der als Link auf eine Liste geht die die fraglichen Mitglieder beinhaltet.
Es gibt mehrere denkbare Szenarien
- Möglicherweise wurde auch ein Mitglied nachgetragen, das schon länger als 2 Jahre im Verein steht, das aber noch nie abgerechnet wurde. Hier kann ein fehlendes "Gebucht bis" Datum zu so einer Fehlermeldung führen. In diesen Fällen sollten Sie das fehlende Datum per Hand in der Beitragszuordnung des Mitglieds nachpflegen. Besonders tückisch ist dies im Zusammenhang mit einem bereits beendeten Beitrag und der nicht angehakten Option "Beitragsaustritte auch anzeigen" in der Beitragszuordnung beim Mitglied. Dann wird der Fehler zuerst einmal gar nicht offensichtlich. Ein Beitrag der beendet wurde, aber kein "Gebucht bis Datum" trägt, bleibt aus Sicht der Beitragsautomatik zwischen Beitragsstart und Beitragsende "forderungsfähig"!
- Möglicherweise wurde beim Datenimport vergessen, ein "Gebucht bis" Datum über das Sollstellungswerkzeug einzusetzen weshalb die Beitragsautomatik auch abgerechnete Beiträge der alten Vereinsverwaltung berechnet.
Über die Sollstellung unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Sollstellung setzt man ein Gebucht bis - quasi ein Startdatum, damit die Vereinsverwaltung weiß, ab welchem Datum eine Neuberechnung der Beiträge erfolgen darf.
Bitte beachten Sie nachfolgenden Passus!
angezeigt (s. Bild 2).
Bevor dieser Beitragslauf ausgeführt werden wird, MUSS das Problem gelöst werden durch bearbeiten des Beitrags beim betroffenen Mitglied. Das kann z.B. erfolgen durch das Setzen des Datums, bis wann der Beitrag abgegolten ist (Gebucht bis-Datum). Im folgenden Beispiel ist das der 31.12.2023.
Die Methode mit dem Sollstellungswerkzeug ist nur für den Augenblick nach einem Datenimport und vor einem ersten Beitragslauf gedacht! Die Beitragsautomatik wird später ein "Gebucht bis" Datum automatisch beim Erstellen der Forderung einsetzen!
Hinweis - Beiträge sind anteilig berechnet
Sollte bei der ersten Forderung an das Mitglied das Beitragsstartdatum nicht auf dem Ersten möglichen Forderungsdatum stehen sondern nach diesem Datum, erhalten Sie einen sogenannten anteiligen Beitrag also nur einen Teil der Beiträge berechnet.
Mehr dazu finden Sie im Kapitel anteilig/nicht anteilige Beitragsberechnung
Hinweis - Mögliche Null Euro Beiträge in der Vorschau?
Sollten Sie in der Vorschau 0 Euro Beiträge vorfinden, haben Sie es wahrscheinlich mit beitragsfreien Mitgliedern zu tun, die Sie auf 0 Euro gesetzt haben. Bislang haben wir diese nie berechnen müssen. Mit den altersabhängigen Beiträgen kann es aber zukünftig passieren, dass Mitglieder mit 0 Euro in einen beitragspflichtigen und später wieder in einen beitragsfreien Modus fallen. Aus dem Grund müssen wir neuerdings auch für diese Mitglieder ein Gebucht bis Datum setzen. Das Gebucht bis Datum setzen wir in der Beitragsautomatik. Sie werden diese Null Euro Berechnungen (a) weder in den offenen Posten noch (b) im Lastschriftassistenten wiederfinden.
Hinweis - Überhaupt keine Forderungen in der Vorschau?
Sollten gar keine Forderungen in der Beitragsvorschau angezeigt werden könnten folgende Ursachen der Grund dafür sein:
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Wenn wir in der Hauptübersicht auf das Auge klicken, sehen wir die Übersicht der gebuchten Forderungen:
Rechnungen
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aus
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gebuchten
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Beitragsforderungen in der Beitragsautomatik
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erstellen
Mit dem Rechnungsassistenten können komfortabel Beitragsrechnungen für alle im jeweiligen Lauf enthaltenen Beitragsforderungen erstellt werden.
Ausführliche Hilfe s. >>hier<<.
VOR Rechnungserstellung bitte beachten:
- Unter
Die Bar- oder Rechnungszahler können über den Vorfilter Zahlungsart in separate Forderungsläufe umgeleitet werden. Der Rechnungsassistent generiert dann Rechnungen für (Achtung) alle in diesem Lauf gebuchten Forderungen.
- Die Vorlagen für den Rechnungsassistent werden unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Rechnungen zusammengestellt. muss eine Rechnungsvorlage definiert worden sein.
- UnterDer Ordner zur Ablage der Rechnung wird unter Mein Portal > Administration > Ordner > Rechnungen angelegtRechnungen muss ein geeigneter Ordner zur Ablage der Rechnungen angelegt worden sein.
- Die Rechnungen selbst werden unter Finanzen > Rechnungen abgelegt und werden dort verwaltet.
Den Rechnungsassistent starten Sie durch einen Klick auf das Briefsymbol:
Abbildung 6.2 [1]
