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In den "offenen Posten" erhalten Sie einen Überblick über alle Forderungen/Verbindlichkeiten und ihrer jeweiligen Zustände. Außerdem lassen sich hier Rechnungen aller oder bestimmter Forderungen erstellen. Ein offener Posten bleibt solange bestehen bis er durch eine Einzahlung bei einer Forderung oder Ausgleich einer Verbindlichkeit beglichen wurde. Offene Posten entstehen regelmäßig durch die Sollstellung von Beiträgen (Beitragseinzug) auf Debitorenkonten oder von ungezahlten Ausgabebuchungen und können hier gezielt selektiert werden.
Ausgaben unterliegen in der Vereinsverwaltung der Einschränkung das nur Firmen ein Kreditorkonto bei der Neuanlage zugewiesen werden können.
1. Filter
Setzen Sie hier passende Filter für ein Anzeigeergebnis
- Wählen Sie ein Buchungs- und/oder Fälligkeitsdatum von/bis aus
- Wählen Sie eine Kontenart (Alle, Einnahme-, Ausgabekonto)
- Dann bei Bedarf die Abteilung
- Geben Sie eine der Zahlungsarten an
Klicken Sie auf [Suchen]. Sie erhalten für die selektierten Offenen Posten eine Umsatzübersicht.
2. Ausführung einzelner Positionen
Durch das anklicken von Checkboxen lassen sich einzelne Positionen markieren. Diese lassen sich dann ...
- als CSV Datei exportieren
- als "gezahlt" setzen
- gleich in eine Rechnung (im PDF Format) mit Hilfe eines Assistenten umsetzen. Sollten Sie mehrere Positionen markiert haben wird die Option Einzelrechnung oder Sammelrechnung angeboten. Dabei fasst die Vereinsverwaltung nur Positionen auf eine Rechnung zusammen, die den "gleichen Zahler" betreffen. Bereits erstellte Rechnungen werden bei der Neuerstellung von Rechnungen ignoriert.
3. Aktionen
4. Datum
Das Erstellungsdatum der Forderung
5. Beleginformation
Die Beleginformation ist wie folgt zu lesen.
| Beispielsweise: BE130218-1008-00023 | |
| BE | Beleg |
| 130218 | 13.02.2018 |
| 1008 | fortlaufende Buchungsnummer - insgesamt |
| 00023 | fortlaufende Buchungsnummer - für dieses Mitglied |
6. Personenkonto
Das Personenkonto besteht aus der Debitorenkontonummer gefolgt vom Namen und Vornamen
7. Buchungstext
Der Buchungstext entstammt bei einem automatischen Beitragslauf eines dem Bereich der Beitragsanlage und dort aus dem Feld "Buchungstext". Bei manuellen Forderungen kann dieser Buchungstext auch abweichen.
8. Fälligkeit
Für den Fall das Sie ein Fälligkeitsdatum angeben haben (dies ist kein Bankfälligkeitsdatum!) wird das Datum hier gelistet.
9. Status
Es gibt noch diverse Stati am Ende der rechten Seite.
Forderung erzeugt bedeutet einfach, dass eine Forderung erzeugt wurde (eine Einnahme also).
Verbindlichkeit erzeugt bedeutet, es wurde eine Verbindlichkeit erzeugt (eine Ausgabe also).
im Lastschriftverfahren bedeutet das eine Forderung erzeugt und daraus eine Lastschriftdatei erzeugt wurde. Eine Einzahlung auf die Forderung besteht noch nicht. Sollten Sie eine derartige Forderung stornieren wollen müssten Sie die Forderung erst als bezahlt setzen und anschließend Einzahlung und Forderung gleichermaßen stornieren. Mehr zum Thema stornieren im Artikel Stornieren oder der Umgang mit Rücklastschriften.
Teilbezahlt sagt aus, das diese Forderung zum Teil bereits bezahlt wurde.
10. Ausführung aller Positionen
Durch das Anklicken der unteren Buttons lassen sich analog zu Punkt 2 Aktionen für immer alle markierten Positionen durchführen. Dies ist notwendig, weil wir auf üblichem Wege immer nur die erste sichtbare Seite markieren können