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Forderungen können unabhängig der Zahlungsart (Barzahler, per Rechnung oder via Lastschrift) über die Beitragsautomatik unter Finanzen > Beitragsautomatik produziert werden.
| Hinweis 6.1 [1] - Forderungsläufe aufteilen |
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Beim Aufruf der Beitragsautomatik sehen Sie links die Filter
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Die Option Sammelbuchungen hier sind eine Anzeigehilfe in der Vereinsverwaltung und haben nichts mit Sammelbuchungen bei Lastschriften zu tun. Forderungen die auf gleiche Konten verweisen oder abweichende Zahler bzw. Familienbeiträge werden optisch anders dargestellt (siehe Abbildung 6.1 [5] und Folgende).
Beitragsvorschau starten
Mit Beitragsvorschau starten weisen Sie die Vereinsverwaltung an, eine Vorschau aller in der Maske angegebenen forderungsfähigen Mitgliedsbeiträge anzuzeigen.
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Diese sind:
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Ein Beispiel
- Ihr Geschäftsjahr beginnt im Januar
- Sie wollen Jahresbeiträge der Tischtennisabteilung berechnen
- Ihre Mitglieder haben ein Gebucht bis Datum vom 31.12.2014
- Als Vorschaudatum haben Sie den 31.12.2015 angegeben
- Ein Mitglied hat einen abweichenden Zahler
Als Ergebnis nach dem Buchungsvorgang der Forderung wird ein neues Gebucht bis Datum wird die Vereinsverwaltung bei allen Mitgliedern mit Jahresbeitrag den 31.12.2015 einsetzen
Wenn Sie die Beitragsart bei der Erstellung der Forderung mischen oder einfach alle Beitragsarten berechnen, wird beim jeweiligen Mitglied das passende Gebucht bis Datum zur Beitragsart nach der Buchung eingetragen.
Wir schauen uns mal das Ergebnis der Vorschau an:
und klappen den abweichenden Zahler (roter Kreis) auf. Es wird ersichtlich das Herr Meier für Armin Rütger zahlt.
Meldung - Beiträge sind älter als 2 Jahre
Beim Erstellen der Forderungen kann es passieren, dass sich die Beitragsautomatik über Beiträge beschwert, deren "Gebucht bis" länger als zwei Jahre "vor" dem Beitragsvorschaudatum liegen das Sie frei in der beitragsautomatik eingeben können. Diese Forderungen werden unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten als Listenname "Beitrag liegt länger als 2 Jahre zurück TT.MM.YYYY" gesammelt. Die Meldung hat einen unterstrichenen Teil der als Link auf eine Liste geht die die fraglichen Mitglieder beinhaltet.
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Die Methode mit dem Sollstellungswerkzeug ist nur für den Augenblick nach einem Datenimport und vor einem ersten Beitragslauf gedacht! Die Beitragsautomatik wird später ein "Gebucht bis" Datum automatisch beim Erstellen der Forderung einsetzen!
Hinweis - Beiträge sind anteilig berechnet
Sollte bei der ersten Forderung an das Mitglied das Beitragsstartdatum nicht auf dem Ersten möglichen Forderungsdatum stehen sondern nach diesem Datum, erhalten Sie einen sogenannten anteiligen Beitrag also nur einen Teil der Beiträge berechnet.
Mehr dazu finden Sie im Kapitel anteilig/nicht anteilige Beitragsberechnung
Hinweis - Mögliche Null Euro Beiträge in der Vorschau?
Sollten Sie in der Vorschau 0 Euro Beiträge vorfinden, haben Sie es wahrscheinlich mit beitragsfreien Mitgliedern zu tun, die Sie auf 0 Euro gesetzt haben. Bislang haben wir diese nie berechnen müssen. Mit den altersabhängigen Beiträgen kann es aber zukünfig passieren, dass Mitglieder mit 0 Euro in einen beitragspflichtigen und später wieder in einen beitragsfreien Modus fallen. Aus dem Grund müssen wir neuerdings auch für diese Mitglieder ein Gebucht bis Datum setzen. Das Gebucht bis Datum setzen wir in der Beitragsautomatik. Sie werden diese Null Euro Berechnungen (a) weder in den offenen Posten noch (b) im Lastschriftassistenten wiederfinden.
Hinweis - Überhaupt keine Forderungen in der Vorschau?
Sollten gar keine Forderungen in der Beitragsvorschau angezeigt werden könnten folgende Ursachen der Grund dafür sein:
- Die einfachste Variante ist die, dass Ihr Beitragsstart erst nach dem aktuellen Vorschaudatum der Beitragsautomatik liegt
- Sie haben ein Fälligkeitsdatum in der Beitragszuordnung angegeben, dass nach Ihrem Vorschaudatum liegt! Das Fälligkeitsdatum soll es erlauben einen Beitrag zu zwei verschiedenen Einzugsterminen einziehen zu können.
- Sie haben möglicherweise ein Beitragsende + "Gebucht bis" Datum mit dem letzten Beitragsintervall angegeben, was den Beitrag faktisch beendet hat
- Das Gebucht bis Datum in der Beitragszuordnung liegt nach dem Datum das als Ihr Vorschaudatum angegeben wurde.
- Entspricht das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen, gehen Sie einfach auf [Abbrechen]. Spätere bereits gebuchte Forderungsläufe lassen sich in den angezeigten Aktionen ebenfalls löschen. Die "Gebucht bis" Datums Angaben werden in dem Fall auf den alten Wert zurückgesetzt.
- Entspricht das Ergebnis Ihren Erwartungen gehen Sie bitte auf [Buchungen erzeugen]. Ein Popup zeigt Ihnen folgende Optionen an.
- Das Buchungsdatum entspricht dem Datum an dem Sie die Forderung eintragen
- Das Fälligkeitsdatum entspricht dem Datum an dem Sie möchten dass die Forderung vom LS-Assistenten gesehen werden kann. Das Fälligkeitsdatum hier ist kein Bankeinzugsdatum. Wenn Sie beispielsweise als Fälligkeitsdatum den 20.02.2021 angeben und den LS-Assistent auch nur bis 19.02.2021 sehen lassen, wird er die Forderung nicht finden.
- Alle Buchungen sind Spenden legt parallel zur Anlage der Forderungen automatisch Spenden unter Mein Portal > Finanzen > Spenden an.
Nachdem die Forderungen nun abschließend erstellt wurden, kommt man in die Hauptübersicht der Beitragsautomatik zurück. Mögliche Guthaben auf Forderungen werden von der Vereinsverwaltung bemerkt und in einer Systemliste vermerkt. In den Debitorenkonten der Mitglieder könnte man das Guthaben verrechnen.
Wenn wir in der Hauptübersicht auf das Auge klicken, sehen wir die Übersicht der gebuchten Forderungen:
Rechnungen für Bar- und Rechnungszahler aus den gebuchten Forderungen in der Beitragsautomatik produzieren
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