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Den Rechnungsassistent starten Sie durch einen Klick auf das Briefsymbol
Abbildung 6.2 [1]
Lastschriftdateien aus den Forderungen der Beitragsautomatik im LS-Assistenten produzieren
Der Lastschriftassistent unter Finanzen > LS-Assistent greift auf die Lastschriftzahler aus dem Forderungslauf aus 6.1 zurück und erstellt SEPA XML Dateien.
Abbildung 6.3 [1]
Forderungsfähig ist, wer ...
- in den offenen Posten eine Forderung hat und ...
- ein SEPA Mandat beim Mitglied hinterlegt hat
- Desweiteren wird vor der Erzeugung der SEPA Datei geprüft, ob eine Gläubiger Identifikationsnummer (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen) bei den Vereinsdaten hinterlegt wurde und ...
- eine IBAN und BIC für das Mitglied vorliegt
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- Option 1 - Sammelbuchung Mitglieder mit gleichen Kontendaten werden bei der Auswahl automatisch zusammengefasst. Dies spart Kosten. Allerdings hat diese Auswahl Auswirkungen auf den Buchungstext! Sammelbuchungen müssen als Buchungstext diverse Einzelbuchungen zusammenfassen und sind bei der Ausgabe des Buchungstextes auf die Ausgabe von
"Sammelbuchung [Vereinsname], [Nachname], [Vorname]" limitiert.
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- Option 2 - Einzelbuchung hier wird jede Forderung einzeln mit ihrem Buchungstext ausgegeben dabei kann man auf alle Platzhalter zurückgreifen die die Vereinsverwaltung hergibt. Damit sind die Platzhalter [Verein], [Abteilung], [Zeitraum], [Vorname], [Nachname], [MitgliedsNr], [Beitrag], [Mandatsreferenz] + "freien Text" gemeint die für jeden einzelnen Beitrag aufgeführt werden kann. Nur feste Texte zu verwenden empfiehlt sich gar nicht. Immerhin geben die Platzhalter eine gute Orientierung die ansonsten im späteren Verlauf fehlt. Wer seine Beiträge nur einfach Mitgliedsbeitrag nennt hat in den offenen Posten keine Orientierung mehr.
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Der Bankdatencheck prüft ob IBAN und BIC sowie das Kreditinstitut zueinander passen und gibt bei Abweichungen eine Meldung + eine Liste heraus. Es empfiehlt sich die Bankdaten immer aktuell zu halten um etwaige Rückläufer zu vermeiden. Achten Sie in dem Zusammenhang darauf, dass bei inländischen Bankverbindungen das Schlosssymbol in den Zahlungsdaten des Mitglieds möglichst geschlossen sein sollte. Ein offenes Schlosssymbol deutet darauf hin, dass die Validierung für den Bankdatensatz ausgeschaltet wurde.
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- Option 1 - Alle prüft ohne Rücksicht auf den Status des Schlosssymbols in den Zahlungsdaten der Mitglieder alle Bankdaten aller sich im Lastschriftlauf befindlichen Forderungen. Kann die Prüfung der Bankdaten nicht einwandfrei validiert werden, stoppt der Prüfvorgang und gibt eine Liste der nicht validierbaren Bankdaten aus.
- Option 2 - Keine Bankdaten mit offenem Schloss prüfen Wer Mitglieder mit ausländischen Bankdaten hat möchte auch SEPA Dateien schreiben. Wir können diese nicht validieren. Mit der Option überspringt der Bankdatencheck alle Zahlungsdaten deren Validierung abgestellt wurde.
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- Wer vorab die Bankdaten überprüfen möchte, kann dies unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten tun.
- Wer die Grundeinstellung der Prüfart - also "Alle" oder "Keine Bankdaten mit offenem Schloss prüfen" ändern möchte, kann dies in der Konfiguration unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen ändern.
Die Datumsangabe des Buchungs- und Fälligkeitsdatums muss innerhalb der Datumsangaben aus dem Forderungslauf liegen!
Wählen Sie bitte zuvor eine Abteilung aus, wenn Sie unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen diese Abteilung an ein Bankkonto gebunden haben. Die Zuordnung an das passendes Aktivkonto wird später automatisch erkannt.
6.3.1 Vorschau starten
Wenn Sie die Vorschau starten sollten Sie eine Übersicht erhalten.
Abbildung 6.3 [2]
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Abbildung 6.3 [1] - unter (1) die Beitragsautomatik und unter (2) der Lastschriftassistent
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- Mozilla Firefox (https://support.mozilla.org/de/kb/pop-blocker-einstellungen-ausnahmen-pr...)
- Google Chrome (https://support.google.com/chrome/answer/95472?hl=de)
- Apple Safari (http://help.apple.com/safari/mac/9.0/?lang=de#/sfri40696)
- Microsoft Edge (http://windows.microsoft.com/de-de/windows-10/block-pop-ups-in-microsoft...)
- Microsoft IE (wird nicht unterstützt!)
Aktuelle Hilfen zu Anpassungen der Browsereinstellungen sind beim jeweiligen Anbieter zu finden.
6.3.2 SEPA Datei generieren
Wenn die Anzeige Ihren Erwartungen entspricht sollten Sie eine SEPA Lastschriftdatei erstellen. Klicken Sie dazu auf SEPA-Datei generieren.
Die Vereinsverwaltung prüft vor dem Generieren ob das SEPA Unterschriftsdatum im Mandat hinterlegt wurde und kommt gegebenenfalls mit einem Hinweis in Form eines Popups heraus.
- "Speichern" bedeutet, dass das fehlende SEPA Unterschriftsdatumsangaben aller aufgefundenen Mandate ohne Unterschriftsdatum für die aktuelle SEPA Datei dauerhaft mit dem aktuellen Buchungsdatum belegt werden. Das Mandat wird dabei geändert
- "Temporär" bedeutet, dass das fehlende SEPA Unterschriftsdatumsangaben aller aufgefundenen Mandate ohne Unterschriftsdatum für die aktuelle SEPA Datei temporär mit dem aktuellen Buchungsdatum belegt werden. Das Mandat selbst bleibt unangetastet
Abbildung 6.3 [3]
Abbildung 6.3 [4]
Die Anzahl der möglichen Datensätze hängen von den Verarbeitungsmöglichkeiten Ihrer Hausbank ab. Es gab bereits Banken, die 400 Einträge empfohlen haben und Programme die beim Hochladen nicht mehr als 300 Datensätze verarbeiten konnten. Zur selben Zeit haben Anwender berichtet das 1000 Datensätze für ihr online Banking reibungslos funktioniert haben.
Gehen Sie nach Auswahl der Datensätze bitte auf [Speichern]
Abbildung 6.3 [5]
Innerhalb von Deutschland gilt ein Bankeinzugstermin zum nächsten Bankarbeitstag. Dabei gilt eine Einreichung vor 16:00 bei Ihrer Hausbank. Sie können auch selbst ein Fälligkeitsdatum angeben an dem sich i.d.R. die Banken auch halten. So lassen sich Lastschrifteinzüge verzögert einziehen.
Wählen Sie ein passendes Zahlungsverkehrskonto
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Gehen Sie anschließend auf [SEPA Datei generieren] und Sie erhalten eine Detailübersicht der Buchbungen die in der SEPA Datei stehen.
Abbildung 6.3 [6]
mit zurück zur Übersicht sehen Sie die verkürzte Form des Lastschriftlaufs
Abbildung 6.3 [7]
Produzierte Lastschriftdatei bei der Hausbank hochladen
Die Lastschriftdatei ist produziert, wenn (6.3) abgeschlossen wurde. Allerdings muss die Lastschriftdatei noch Ihren Weg zur Bank finden. Dies geht zum Beispiel via Online Banking (wozu Ihr Konto für das Online Banking aber erst von der Bank freigeschaltet sein muss). Reden Sie dazu vorab mit Ihrer Hausbank. Alternativ können auch Programm wie StarMoney die Lastschriftdatei zu Ihrer Hausbank hochladen.
Klicken Sie bitte auf das XML-Icon. Sollten Sie nur eine Datei haben wird diese möglicherweise automatisch von Ihrem Browser heruntergeladen. Der Ort an dem Die Browser diese "Downloads" verwalten kann ganz unterschiedlich sein. Schauen Sie dazu bitte in ihrer Browsersoftware nach. Wenn mehr als eine SEPA-Datei generiert wurde (weil das Limit an buchbaren Datensätzen pro datei überschritten wurde), öffnet sich ein Fenster mit den Download-Links. Klicken Sie die Links mit der rechten Maustaste an und speichern Sie die Dateien an einem Ort Ihrer Wahl.
Abbildung 6.4 [1]
Fenster bei mehr als einer Datei
Abbildung 6.4 [2]
Fundort einer einzelnen SEPA Datei beim Firefox. Klicken Sie auf den Kleinen Ordner (in der Abbildung im roten Kreis) im Fenster Ihres Browsers um den Dateiexplorer zum Fundort zu öffnen.
Abbildung 6.4 [3]
Für Kunden die das Online Banking verwenden haben wir einen kleinen separaten Leitfaden bereitgestellt der beschreibt wie es ab hier weitergeht (siehe hochladen der SEPA Datei via Online Banking der Sparkasse).
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Der Hinweis des online Banking ist oft wenig aussagekräftig. Unserer Erfahrung nach handelt es sich dabei so gut wie immer um fehlerhafte Bankdaten!
Unsere dringende Bitte in dem Fall:
- Starten Sie vor einem Lastschriftlauf mit neuen Mitgliedern oder/und bei Mitgliedern deren letzter Einzug schon etwas länger her ist einen Bankdatencheck unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten.
- Wenn der Bankdatencheck keine fehlerhaften Daten mehr anzeigt, löschen Sie bitte den Lastschriftlauf dessen Daten sich nicht hochladen ließen. Mit dem Löschen der Lastschriftdatei werden auch die bereits gebuchten zugehörigen Zahlungseingänge des Buchungskontos gelöscht! Die Positionen tauchen also wieder in den offenen Posten auf!
- Bitte setzen Sie den Haken beim Bankdatencheck im LS-Assistenten auf Alle
- Produzieren Sie diese Lastschriftdatei danach noch einmal.
Der Upload zur Hausbank müsste dann klappen.
Forderungen in den offenen Poste oder/und im LS-Assistenten als bezahlt setzen
Wir können die Forderungen nicht automatisch mit dem Kontostand des Vereins abgleichen. Aus dem Grund müssen sie die Forderungen selbst als bezahlt setzen.
- Für alle Zahlungsarten können Sie dies in den offenen Posten unter Finanzen > Offene Posten tun
- Für Lastschriftzahler geht dies sowohl:
- (a) im LS-Assistent über das Eurozeichen bei den Aktionen verwenden, als auch ...
- (b) über die offenen Posten (Status = Im Lastschriftverfahrten)
Zwischen beiden Möglichkeiten einen Zahlungseingang über die Offenen Posten oder über das Eurozeichen im LS-Assistenten zu gehen, gibt es noch einen technischen Unterschied der deutlich wird, wenn Sie den Lauf im Lastschriftassistenten löschen sollten.
- Wenn Sie einen Zahlungseingang löschen, der über den LS-Assistenten mit dem Eurozeichen verbucht wurde, gehen die Forderungen wieder in den offenen Posten auf! Darum auch unsere Empfehlung. Buchen Sie am besten über das Eurozeichen im Lastschriftassistent gegen.
- Wenn Sie jedoch den Zahlungseingang über die offenen Posten verbuchen und dann den Lastschriftlauf löschen gilt die Forderung immer noch als bezahlt und taucht nicht in den offenen Posten auf!
über "offene Posten" gegen buchen
Abbildung 6.5 [1]
Wenn Sie auf [Zahlungen buchen] gehen, sehen Sie ein Popup mit den Angaben für das Zahlungsverkehrskonto und dem Buchungsdatum
Abbildung 6.5 [2]
über Lastschriftassistent (Eurozeichen) gegen buchen
- ... das Eurozeichen mit dem Sie alle Forderungen im Lastschriftverfahren als gezahlt setzen (gegen buchen).
Abbildung 6.5 [3]
- Wenn wir noch einmal unter den offenen Posten nachsehen, sollten wir keine Forderung mehr erkennen.
Im Debitorkonto des Mitglieds gibt es zur Forderung jetzt auch eine Einzahlung. Der aktuelle Saldo steht bei 0 Euro.
Abbildung 6.5 [4]
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Löschen von Beitragsläufen (Forderungen oder Lastschriften):
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- Das Löschen (roter Eimer) eines Forderungslaufes in der Beitragsautomatik setzt das "Gebucht bis" Datum aller Forderungen auf ihren vorigen bekannten Wert zurück! Außerdem sind dann die dazugehörenden Forderungen in den offenen Posten ebenfalls weg. Guthaben die zwischenzeitlich auf Forderungen verrechnet wurden gehen ebenfalls wieder zurück und sind also bereit erneut verrechnet zu werden.
- Das Löschen (roter Eimer) eines Lastschriftlaufes im Lastschriftassistent setzt auch bereits als gezahlt gebuchte Foderungen wieder zurück und stellt die Forderungen zurück in die offenen Posten.
- Löschen Sie bitte keinen Lastschriftlauf wenn die Lastschriftdatei bereits bei der Bank eingereicht wurde. Der Grund: Der Lastschriftassistent könnte beim nächsten Lauf offene Posten finden und aufnehmen die in der zuvor gelöschten SEPA Datei noch nicht enthalten waren. Alle Einzahlungen, Teileinzahlungen und Stornos des Laufs wären weg - auch unsere neu gesetzten Merkmale im SEPA Mandat würden zurückgesetzt.
- Wenn Sie einen kompletten (Forderungslauf + Lastschriftlauf) Zahlungslauf löschen müssen, um diesen ggf neu zu erzeugen, dann löschen Sie bitte zuerst des Lauf des Lastschriftassistenten und erst dann den dazugehörigen Lauf/Läufe der Beitragsautomatik. Alternativ könnten Sie auch über offenen Posten buchen. Ein Löschen des Lastschriftlauf hätte in dem Fall auch keine Auswirkung auf die Einzahlungen.
Wenn Sie einzelne Forderungen oder und Einzahlungen loswerden möchten, bedienen Sie sich bitte des "stornieren" Werkzeugs. Nur mit dem Stornieren können Sie auch eine Stornogebühr erheben.
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Wir empfehlen nach dem Upload der Lastschriftdatei alle Posten im LS-Assistent als eingezahlt zu verbuchen (Eurozeichen). Nur warum soll man etwas auf "gezahlt" setzen wenn noch kein Geld da ist?
Dazu muss man wissen das die Banken sich in der Regel 2 mal beim Verein zurückmelden
- Zuerst gibt es eine Sammelmeldung wieviel Geld eingezogen wurde. An dieser Meldung sehe ich aber noch nicht wer alles bezahlt hat. Sollte die erwartete Summe von der von der Bank ausgewiesenen Summe abweichen, weiß ich nur das irgendwer aus irgendwelchen Gründen nicht eingezogen werden konnte.
- Meldung Nummer zwei sagt nun genau aus, bei "welchem" Mitglied aufgrund welchem Vorkommnis nicht eingezogen werden konnte.
Nun kann ich mir überlegen was einfacher ist. Ein Verein mit 5000 Mitglieder könnte jeden Posten einzeln in den offenen Posten als gezahlt setzen - oder er setzt alle als gezahlt und storniert hinterher ganz einfach die Eingangszahlung der Rückläufer womit der Posten wieder in die offenen Forderungen rutscht. Die meisten Vereine haben wenige Rückläufer was die Arbeit mit einer handvoll Stornos deutlich vereinfacht.
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